Ispravnim unosom podataka u proračunsku tablicu prvi put izbjegavate kasnije probleme i olakšavate korištenje mnogih alata i značajki programa Excel kao što su formule i grafikoni. Ovaj vodič pokriva osnovne stvari koje treba i ne treba raditi kod unosa podataka u programe za proračunske tablice kao što su Excel, Google Sheets i Open Office Calc.
Upute u ovom članku odnose se na Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel za Mac, Excel za Microsoft 365 i Excel Online.
Pregled unosa podataka u Excelu
Excel radni listovi moćni su analitički alati koji pohranjuju velike količine podataka. Provjerite jesu li vaši podaci ispravno prikazani i analizirani pomoću Excel najboljih praksi za unos podataka.
Ovo su glavne stvari koje treba i ne treba imati na umu kada koristite Excel:
- Do planirajte svoju proračunsku tablicu.
- Nemojte ostavljati prazne retke ili stupce kada unosite povezane podatke.
- Radite spremajte često i spremajte na dva mjesta.
- Nemojte koristiti brojeve kao naslove stupaca i nemojte uključivati jedinice s podacima.
- Da koristite reference ćelija i imenovane raspone u formulama.
- Nemojte ostavljati ćelije koje sadrže formule otključanim.
- Do sortirajte svoje podatke.
Planirajte svoju proračunsku tablicu
Kad unosite podatke u Excel, dobro je planirati prije nego počnete tipkati. Odlučite kako će se radni list koristiti, podatke koje će sadržavati i što će se učiniti s tim podacima. Ove odluke značajno utječu na konačni izgled radnog lista.
Planiranje prije tipkanja štedi vrijeme kasnije ako proračunsku tablicu treba reorganizirati kako bi bila učinkovitija.
Evo nekoliko točaka koje treba uzeti u obzir kada planirate svoje Excel radne knjige:
- Koja je svrha proračunske tablice?
- Koliko će podataka proračunska tablica sadržavati?
- Jesu li grafikoni potrebni?
- Hoće li proračunska tablica biti ispisana?
Donja crta
Svrha proračunske tablice određuje lokaciju podataka, jer najkritičnije informacije moraju biti vidljive i lako dostupne. Ako vaši podaci zahtijevaju izračune, izračuni određuju koje su formule i funkcije potrebne i gdje se formule trebaju unijeti.
Koliko će podataka sadržavati proračunska tablica?
Količina podataka koju će proračunska tablica u početku sadržavati i koliko će joj se kasnije dodati određuje broj radnih listova koji će vam trebati za radnu knjigu.
Evo nekoliko savjeta:
- Nemojte previše širiti svoje podatke. Kada su podaci sadržani u nekoliko radnih listova, određene informacije može biti teško pronaći. Također, izračuni koji obuhvaćaju više radnih listova ili radnih knjiga utječu na performanse programa Excel.
- Za velike radne listove, prikažite značajne ukupne vrijednosti stupaca iznad naslova stupaca, umjesto na dnu radnog lista kako biste brzo pronašli informacije sažetka.
Jesu li potrebni grafikoni?
Ako će se svi ili dio podataka koristiti u grafikonu ili grafikonima, to može utjecati na raspored informacija.
Slijedite ove najbolje prakse kada koristite grafikone:
- Ovisno o vrsti grafikona, podatke će možda trebati drugačije grupirati. Na primjer, stvorite područje sažetka za tortne grafikone.
- Za velike proračunske tablice premjestite grafikone na zasebne stranice kako radni listovi ne bi bili pretrpani podacima i slikama.
Hoće li proračunska tablica biti ispisana?
Kako organizirate podatke ovisi o tome kako će podaci biti ispisani. Hoće li svi podaci biti ispisani ili samo neki? Hoće li podaci biti ispisani u okomitom ili pejzažnom rasporedu?
Kada ispisujete radne listove, imajte na umu ove savjete:
- Ako je radni list ispisan u portretnom prikazu na papiru veličine slova (8,5" x 11"), većinu podataka smjestite u retke ispod nekoliko stupaca. Na ovaj način naslovi su vidljivi na jednom listu.
- Ako je radni list ispisan na više listova, ispišite naslove stupaca na vrhu svake stranice. Naslovi stupaca pružaju pregled podataka i čine podatke pristupačnijim i lakšim za čitanje.
- Ako se ispisuje nekoliko stupaca podataka, upotrijebite pejzažni raspored kako bi svi naslovi bili na jednoj stranici. Opet, ako je potrebno više listova, ispišite naslove stupaca na vrhu svake stranice.
- Ako radni list sadrži grafikone, premjestite grafikone na poseban list prije ispisa radne knjige.
Ne ostavljajte prazne retke ili stupce prilikom unosa povezanih podataka
Prazni redovi ili stupci u podatkovnim tablicama ili povezani rasponi podataka otežavaju pravilnu upotrebu nekoliko značajki programa Excel kao što su grafikoni, zaokretne tablice i specifične funkcije.
Čak i prazne ćelije u retku ili stupcu koji sadrže podatke mogu uzrokovati probleme kao što je prikazano na slici ispod.
Nepostojanje praznih prostora pomaže Excelu da otkrije i odabere povezane podatke kada koristi niz značajki kao što su sortiranje, filtriranje ili AutoSum.
Kada želite razdvojiti podatke kako biste ih lakše čitali, koristite obrube ili formatirajte naslove i oznake. Upotrijebite vizualne znakove kao što su podebljani tekst, linije i boja ćelija za odvajanje i isticanje podataka.
Slijedite ove savjete kada radite s podacima u recima i stupcima:
- Postavite opisni naslov na vrh prvog stupca tablice s podacima ispod njega.
- Ako postoji više od jedne serije podataka, navedite ih jednu za drugom u stupcima (slijeva na desno) s naslovom svake serije podataka na vrhu.
Donja crta
Iako je ključno držati povezane podatke zajedno, također je korisno razdvojiti nepovezane raspone podataka. Ostavite prazne stupce ili retke između različitih raspona podataka ili drugih podataka na radnom listu kako bi Excel odabrao ispravne povezane raspone ili tablice podataka.
Spremajte često
Važnost čestog spremanja vašeg rada ne može se precijeniti ili prečesto spominjati. Ako koristite proračunsku tablicu na webu kao što su Google tablice ili Excel Online, spremanje nije problem. Ovi programi nemaju opciju spremanja. Umjesto toga, proračunske tablice automatski se spremaju na vaš račun u oblaku pomoću značajke automatskog spremanja.
Za stolne programe za proračunske tablice, spremite svoj rad nakon dvije ili tri izmjene. Na primjer, spremite nakon što ste dodali podatke, formatirali naslove stupaca ili unijeli formulu. U najmanju ruku, spremajte svoj rad svake dvije ili tri minute.
Iako se stabilnost računala i računalnog softvera drastično poboljšala tijekom vremena, softver se i dalje ruši, događaju se nestanci struje, a drugi se ljudi ponekad spotaknu o vaš kabel za napajanje i izvuku ga iz zidne utičnice. A kada se dogode nezgode, gubitak podataka povećava vaše radno opterećenje dok rekonstruirate ono što ste već učinili.
Excel ima značajku automatskog spremanja, koja obično radi vrlo dobro, ali ne biste se trebali u potpunosti oslanjati na nju. Steknite naviku osiguravanja svojih podataka čestim spremanjem.
Prečac za spremanje
Ne morate pomicati miš na vrpcu i klikati na ikone da biste spremili svoj rad. Umjesto toga, steknite naviku spremanja pomoću kombinacije tipkovničkih prečaca. Kada želite spremiti svoj radni list, pritisnite Ctrl+ S.
Spremite na dva mjesta
Također je važno spremiti svoje podatke na dvije različite lokacije. Druga lokacija je rezervna. Najbolja sigurnosna kopija je ona koja se nalazi na različitoj fizičkoj lokaciji od izvorne.
Kada spremate sigurnosnu kopiju svojih radnih knjiga, razmislite o spremanju datoteka na svoj račun u oblaku. Kada su radne knjige pohranjene na vašem računalu iu oblaku, nećete imati samo sigurnosnu kopiju u oblaku, već je oblak dizajniran sa redundantnim sigurnosnim kopijama što znači da su vaši podaci pohranjeni na više poslužitelja.
Sigurnosne kopije u oblaku
Opet, izrada sigurnosne kopije ne mora biti dugotrajan zadatak.
Ako sigurnost nije problem, kao što je radni list popis vaših DVD-ova, vjerojatno je dovoljno da sebi pošaljete kopiju e-poštom. Ako je sigurnost problem, pohrana u oblaku je opcija.
U slučaju online proračunskih tablica, vlasnici programa rade sigurnosnu kopiju svojih poslužitelja, a to uključuje sve korisničke podatke. Ali radi sigurnosti preuzmite kopiju datoteke na svoje računalo.
Nemojte koristiti brojeve kao naslove stupaca i ne uključivati jedinice u podatke
Koristite naslove na vrhu stupaca i na početku redaka za identifikaciju svojih podataka, naslovi čine operacije kao što je sortiranje jednostavnijim. Ali nemojte koristiti brojeve kao što su 2012, 2013 i tako dalje kao naslove.
Kao što je prikazano na gornjoj slici, naslovi stupaca i redaka koji su brojevi mogu nenamjerno biti uključeni u izračune. Ako vaše formule sadrže funkcije koje automatski odabiru raspon podataka za argument funkcije, kao što je AutoSum, brojevi u naslovima stupaca uzrokovat će problem.
Tipično, takve funkcije, koje također uključuju AutoMax i AutoAverage, prvo će tražiti stupce brojeva, a zatim pogledati lijevo za red brojeva. Svi naslovi koji su brojevi bit će uključeni u odabrani raspon.
Brojevi koji se koriste kao naslovi redaka mogu se pogrešno shvatiti kao druge serije podataka ako su odabrani kao dio raspona za grafikon, a ne kao oznake osi.
Oblikujte brojeve u ćelijama naslova kao tekst ili stvorite tekstualne oznake tako da ispred svakog broja stavite apostrof (') kao što su '2012 i '2013. Apostrof se ne prikazuje u ćeliji, ali mijenja broj u tekstualne podatke.
Zadrži jedinice u naslovima
Nemojte unositi valutu, temperaturu, udaljenost ili druge jedinice u svaku ćeliju s brojčanim podacima. Ako to učinite, postoji mogućnost da će Excel ili Google Sheets vidjeti sve vaše podatke kao tekst.
Umjesto toga, postavite jedinice u naslove na vrhu stupca kako biste bili sigurni da su ti naslovi u tekstualnom formatu i da neće stvarati problem.
Tekst lijevo, brojevi desno
Brz način da saznate imate li tekstualne ili brojčane podatke je da provjerite poravnanje podataka u ćeliji. Prema zadanim postavkama, tekstualni podaci su poravnati ulijevo u Excelu i Google tablicama, a brojevi su udesno u ćeliji.
Iako se ovo zadano poravnanje može promijeniti, oblikovanje treba primijeniti nakon što se unesu svi podaci i formule. Zadano poravnanje daje vam naznaku jesu li podaci ispravno oblikovani na radnom listu.
Postotak i simboli valute
Najbolja praksa za unos podataka u radni list je da unesete običan broj i zatim formatirate ćeliju da se broj prikaže ispravno, na primjer kao postotak ili kao valuta.
Excel i Google tablice prepoznaju simbole postotka koji se upisuju u ćeliju zajedno s brojem. Ove aplikacije također prihvaćaju uobičajene simbole valute, poput znaka dolara ($) ili simbola britanske funte (£) ako ih upišete u ćeliju zajedno s brojčanim podacima, ali druge simbole valute, poput južnoafričkog randa (R), tumači se kao tekst.
Da biste izbjegli moguće probleme, unesite iznos i zatim formatirajte ćeliju za valutu umjesto da upisujete simbol valute.
Koristite reference ćelija i imenovane raspone u formulama
I reference ćelija i imenovani rasponi mogu se i trebaju koristiti u formulama kako bi formule i cijeli radni list bili bez pogrešaka i ažurirani.
Reference ćelija su kombinacija slova stupca i broja retka ćelije, kao što su A1, B23 i W987. Reference ćelija identificiraju lokaciju podataka na radnom listu.
Imenovani raspon ili definirani naziv sličan je referenci ćelije po tome što se koristi za identifikaciju ćelije ili raspona ćelija na radnom listu.
Referenciranje podataka u formulama
Formule se koriste u Excelu za izvođenje izračuna kao što su zbrajanje ili oduzimanje.
Ako su stvarni brojevi u formulama kao što su:
=5 + 3
Svaki put kada se podaci promijene, morate urediti formulu. Dakle, ako su novi brojevi 7 i 6, formula postaje:
=7 + 6
Alternativno, ako unosite podatke u ćelije na radnom listu, koristite reference ćelija ili nazive raspona u formuli umjesto brojeva.
Ako unesete broj 5 u ćeliju A1 i 3 u ćeliju A2, formula postaje:
=A1 + A2
Da biste ažurirali podatke, promijenit ćete sadržaj ćelija A1 i A2, ali zadržati formulu kakva jest. Excel automatski ažurira rezultate formule.
Ova je metoda korisna kada radni list sadrži komplicirane formule i kada više formula upućuje na iste podatke. Tada ćete promijeniti podatke samo na jednom mjestu, što zauzvrat ažurira formule koje ih upućuju.
Reference ćelija i imenovani rasponi također čine radne listove sigurnijima štiteći formule od slučajnih promjena, a ostavljajući podatkovne ćelije koje se mijenjaju dostupnima.
Donja crta
Još jedna značajka programa Excel i Google Sheets je da se reference ćelija ili imena raspona mogu unijeti u formule pomoću pokazivanja što uključuje klik na ćeliju za unos reference u formulu. Pokazivanjem se smanjuje mogućnost pogrešaka uzrokovanih upisivanjem pogrešne reference ćelije ili pogrešnim pisanjem naziva raspona.
Koristite imenovane raspone za odabir podataka
Davanje naziva području povezanih podataka olakšava odabir podataka koji će biti sortirani ili filtrirani.
Ako se veličina podatkovnog područja promijeni, uredite imenovani raspon pomoću Name Managera.
Ne ostavljajte ćelije koje sadrže formule otključane
Nakon što potroše toliko vremena na ispravljanje svojih formula i korištenje ispravnih referenci ćelija, mnogi ljudi griješe ostavljajući te formule podložnima slučajnim ili nenamjernim promjenama.
Zaključajte ćelije koje sadrže vaše formule ako koristite reference ćelija ili imenovane raspone. Ako je potrebno, zaštitite ćelije lozinkom kako bi bile sigurne.
Istovremeno ostavite ćelije koje sadrže podatke otključane kako bi korisnici mogli unositi promjene i održavati proračunsku tablicu ažurnom.
Zaštita radnog lista ili radne knjige proces je u dva koraka:
- Provjerite jesu li ispravne ćelije zaključane.
- Zaštitite radni list dodavanjem lozinke.
Razvrstajte svoje podatke
Svrstajte svoje podatke nakon što završite s unosom. Rad s malim količinama nerazvrstanih podataka u Excelu ili Google tablicama obično nije problem, ali kako proračunska tablica postaje sve veća, postaje teško raditi s njom učinkovito.
Sortirane podatke lakše je razumjeti i analizirati. Neke funkcije i alati, kao što su VLOOKUP i SUBTOTAL, zahtijevaju sortirane podatke za vraćanje točnih rezultata.
Također, sortirajte svoje podatke na različite načine kako biste uočili trendove koji isprva nisu očiti.
Odaberite podatke za sortiranje
Excel treba znati točan raspon koji trebate sortirati i identificira područja povezanih podataka ako postoje:
- Nema praznih redaka ili stupaca unutar područja povezanih podataka.
- Prazni redovi i stupci između područja povezanih podataka.
Excel također utvrđuje ima li područje podataka nazive polja i isključuje taj red iz sortiranja.
Međutim, dopustiti Excelu da odabere raspon za sortiranje može biti riskantno, posebno s velikim količinama podataka koje je teško provjeriti.
Koristite imena za odabir podataka
Kako biste bili sigurni da su odabrani točni podaci, označite raspon prije početka sortiranja. Ako planirate više puta razvrstati isti raspon podataka, najbolji pristup je dati mu naziv.
Kada sortirate imenovani raspon podataka, upišite naziv u polje za naziv ili ga odaberite s pridruženog padajućeg popisa. Excel automatski ističe točan raspon podataka na radnom listu.
Sortiranje skrivenih redaka i stupaca
Excel ne uključuje skrivene retke i stupce podataka prilikom sortiranja, tako da ti redovi i stupci moraju biti otkriveni prije sortiranja. Na primjer, ako je redak 7 skriven unutar raspona podataka koji će biti sortirani, ostat će kao redak 7 i neće se premjestiti na svoje ispravno mjesto u sortiranim podacima.
Isto vrijedi i za stupce podataka. Sortiranje po recima uključuje promjenu redoslijeda stupaca podataka, ali ako je stupac B skriven prije sortiranja, ostat će kao stupac B nakon sortiranja.
Pohrani brojeve kao brojeve
Provjerite jesu li svi brojevi oblikovani kao brojevi. Ako rezultati nisu ono što ste očekivali, stupac može sadržavati brojeve pohranjene kao tekst, a ne kao brojeve. Na primjer, negativni brojevi uvezeni iz nekih računovodstvenih sustava ili broj upisan s apostrofom na početku (') pohranjuju se kao tekst.
Kada se podaci brzo sortiraju pomoću gumba A-Z ili Z-A, stvari mogu poći po zlu. Ako u podacima postoji prazan redak ili prazni stupci, neki će se podaci sortirati, a neki neće. Najlakši način da provjerite jeste li odabrali točan raspon podataka prije sortiranja je da mu date naziv.
Ako je odabrana jedna ćelija, Excel proširuje odabir na raspon (slično kao da pritisnete Ctrl+ Shift+ 8 ) omeđen jednim ili više praznih stupaca i redaka. Zatim ispituje prvi red u odabranom rasponu kako bi utvrdio sadrži li informacije zaglavlja ili ne.
Zaglavlja stupaca moraju ispunjavati stroge smjernice prije nego što ih Excel prepozna kao zaglavlje. Na primjer, ako postoje prazne ćelije u retku zaglavlja, Excel bi mogao pomisliti da to nije zaglavlje. Isto tako, ako je redak zaglavlja formatiran na isti način kao i drugi redovi u rasponu podataka, Excel možda neće prepoznati zaglavlje. Osim toga, ako se podatkovna tablica sastoji od teksta, a redak zaglavlja ne sadrži ništa osim teksta, Excel neće prepoznati redak zaglavlja; redak zaglavlja izgleda kao drugi red podataka u Excelu.
Excel razvrstava tek nakon što je odabran raspon i Excel utvrđuje postoji li redak zaglavlja. Rezultati sortiranja ovise o tome je li Excel dobro odredio i raspon i redak zaglavlja. Na primjer, ako Excel ne smatra da postoji red zaglavlja, tada se zaglavlje sortira u tijelo podataka.
Kako biste bili sigurni da je vaš raspon podataka ispravno prepoznat, koristite Ctrl+ Shift+ 8prečac da vidite što Excel odabire. Ako se ne podudara s vašim očekivanjima, promijenite karakter podataka u tablici ili odaberite raspon podataka prije korištenja dijaloškog okvira Sort.
Kako biste bili sigurni da su naslovi ispravno prepoznati, koristite Ctrl+ Shift+ 8 prečac za odabir raspona podataka, zatim pogledajte prvi red. Ako zaglavlje ima prazne ćelije među onima odabranima u prvom retku, prvi je redak oblikovan kao i drugi redak ili ste odabrali više od jednog redaka zaglavlja, tada Excel pretpostavlja da nema retka zaglavlja. Da biste to ispravili, napravite promjene u retku zaglavlja kako biste bili sigurni da ih Excel prepoznaje.
Ako vaša podatkovna tablica koristi zaglavlja s više redaka, Excel će ih možda teško prepoznati. Problem se pogoršava kada očekujete da će Excel uključiti prazne retke u to zaglavlje; jednostavno ne može to učiniti automatski. Međutim, prije sortiranja možete odabrati retke koje želite sortirati. Drugim riječima, budite specifični u onome što želite da Excel sortira; ne dopustite da Excel donosi pretpostavke umjesto vas.
Pohrani datume i vremena kao tekst
Ako rezultati razvrstavanja po datumu ne budu očekivani, podaci u stupcu koji sadrži ključ za razvrstavanje mogu sadržavati datume ili vremena pohranjene kao tekstualne podatke, a ne kao brojeve (datumi i vremena su formatirani brojčani podaci).
Na gornjoj slici rekord za A. Peterson završio je na dnu liste, kada bi prema datumu posudbe 5. studenoga 2014. trebao biti iznad onog za A. Wilsona, koji također ima datum posudbe 5. studenog. Razlog za neočekivane rezultate je taj što je datum posudbe za A. Peterson pohranjen kao tekst, a ne kao broj.
Mješoviti podaci i brza sortiranja
Kada koristite metodu brzog sortiranja sa zapisima koji sadrže tekstualne i brojčane podatke, Excel razvrstava brojčane i tekstualne podatke odvojeno, postavljajući zapise s tekstualnim podacima na dno sortiranog popisa.
Excel također može uključiti naslove stupaca u rezultate razvrstavanja, tumačeći ih samo kao još jedan red tekstualnih podataka, a ne kao nazive polja za podatkovnu tablicu.
Sortiraj upozorenja
Kada koristite dijaloški okvir Sortiraj, čak i za sortiranje u jednom stupcu, Excel može prikazati upozorenje da je naišao na podatke pohranjene kao tekst i dati ove opcije:
- Sortiraj sve što izgleda kao broj kao broj.
- Sortiraj brojeve i brojeve pohranjene kao tekst zasebno.
Prva opcija postavlja tekstualne podatke na ispravno mjesto rezultata sortiranja. Druga opcija postavlja zapise koji sadrže tekstualne podatke na dno rezultata sortiranja baš kao što je to slučaj s brzim sortiranjem.
