Stvaranje Microsoft Excel nadzorne ploče uključuje izvlačenje informacija iz više izvora kako biste te podatke mogli vidjeti na jednom mjestu. Excel nudi različite načine za to, što ga čini jednim od najmoćnijih alata za izvješćivanje nadzorne ploče koje možete koristiti.
Informacije u ovom vodiču odnose se na Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 i Excel za Mac.
Što je Excel Dashboard?
Nadzorna ploča s podacima alat je koji vam pomaže vizualno pratiti i analizirati mjerne podatke koji su vam najvažniji. Možete koristiti nadzornu ploču za praćenje uspješnosti poslovanja, učinkovitosti proizvodnog procesa ili učinka osoblja u vašem odjelu prodaje.
Bez obzira na to kako koristite nadzornu ploču, koncept je uvijek isti: proračunske tablice u pozadini povlače podatke iz datoteka, usluga ili API veza s bazama podataka i drugim izvorima. Glavni list prikazuje podatke s tih više listova na jednom mjestu, gdje ih sve možete pregledati jednim pogledom.
Tipični elementi nadzorne ploče podataka u Excelu uključuju:
- Ljestvice
- Grafikoni
- Mjerači
- Karte
Možete izraditi dvije vrste nadzornih ploča. Za izvješćivanje nadzorne ploče možete stvoriti statičnu nadzornu ploču iz podataka u drugim listovima koje možete poslati nekome u Word ili PowerPoint izvješću. dinamička nadzorna ploča je ono što ljudi mogu vidjeti unutar Excela i ažurira se kad god se ažuriraju podaci na drugim listovima.
Unošenje podataka u nadzornu ploču programa Excel
Prva faza stvaranja Excel nadzorne ploče je uvoz podataka u proračunske tablice iz različitih izvora.
Potencijalni izvori za uvoz podataka u Excel uključuju:
- Ostale datoteke Excel radne knjige
- Tekstualne, CSV, XML ili JSON datoteke
- SQL baza podataka
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook i druge web stranice
- Bilo koja druga baza podataka koja podržava ODBC ili OLEDB
- Web izvori (svaka web stranica koja sadrži tablice podataka)
S toliko potencijalnih izvora podataka, mogućnost unosa podataka u Excel za izradu korisnih nadzornih ploča je neograničena.
Za unos izvora podataka:
-
Otvorite prazan Excel radni list. Odaberite Podaci izbornik i u Dohvati podatke padajućem izborniku odaberite željenu vrstu podataka, a zatim odaberite izvor podataka.
Image -
Pretražite datoteku ili drugi izvor podataka koji želite uvesti i odaberite ga. Odaberite Uvoz.
Image -
Ovisno o vrsti izvora podataka koji odaberete, vidjet ćete različite dijaloške okvire za transformaciju podataka u format Excel proračunske tablice.
Image -
Tablica će se popuniti svim podacima iz vanjske datoteke ili baze podataka.
Image -
Za osvježavanje podataka tako da redovito učitavaju sve promjene napravljene u vanjskom izvoru podataka, odaberite Osvježi ikonu na desnoj strani Upiti & Veze okno.
Image -
Odaberite tri točkice pored veze EDIT na dnu prozora za osvježavanje i odaberite Properties.
Image -
Konfigurirajte podatke za osvježavanje iz izvora podataka u redovitim intervalima postavljanjem Osvježi svakih xx minuta na bilo koji interval u kojem želite ažurirati podatke.
Osvježavanje podataka iz vanjskih izvora je korisno, ali može oduzeti CPU vrijeme ako frekvenciju osvježavanja postavite prečesto. Odaberite brzinu osvježavanja koja održava podatke ažuriranima onoliko često koliko se mijenjaju na izvoru, ali ne tako često da svaki put samo kopirate iste podatke.
Image - Ponovite gornji postupak u novim, zasebnim radnim listovima dok ne uvezete sve podatke koje želite koristiti na svojoj novoj nadzornoj ploči.
- Na kraju, izradite novi radni list, postavite ga kao prvi radni list u radnoj knjizi i preimenujte ga Nadzorna ploča.
Kako stvoriti Excel nadzornu ploču
Sada kada imate sve podatke koji su vam potrebni u vašoj Excel radnoj knjizi i svi se ti podaci automatski osvježavaju, vrijeme je da izradite svoju Excel nadzornu ploču u stvarnom vremenu.
Primjer nadzorne ploče u nastavku koristit će vremenske podatke s web stranica diljem interneta.
Ponekad, kada uvozite podatke iz vanjskih izvora, ne možete prikazati uvezene podatke u grafikonu. Rješenje za ovo je stvaranje nove proračunske tablice i u svaku ćeliju upišite =convert(i odaberite podatke iz uvezene proračunske tablice. Za parametre jedinice samo odaberite iste parametre za prije i nakon. Ispunite cijeli list istom funkcijom kako bi se svi podaci kopirali na novi list i pretvorili u brojeve koje možete koristiti u raznim grafikonima koje ćete izraditi za svoju nadzornu ploču.
-
Stvorite trakasti grafikon za prikaz jedne točke podataka. Na primjer, za prikaz trenutne relativne vlažnosti (od 0 do 100 posto), izradili biste trakasti grafikon s 0 posto kao najnižom točkom i 100 posto kao najvišom točkom. Prvo odaberite Insert izbornik, a zatim odaberite 2D Clustered Column trakasti grafikon.
Image -
U Chart Design izborniku, iz grupe Data, odaberite Select Data.
Image -
U prozoru Select Data Source koji se pojavi, kliknite polje Chart data range, a zatim odaberite ćeliju u podacima proračunsku tablicu koju želite prikazati s ovim stupčastim grafikonom.
Image -
Promijenite naslov grafikona da odgovara podacima koje prikazujete. Ažurirajte granice osi tako da budu od 0 do 100 posto. Zatim pomaknite grafikon na područje crtice gdje ga želite prikazati.
Image -
Ponovite iste gornje korake za izradu trakastih grafikona za bilo koje druge pojedinačne podatkovne točke koje želite prikazati. Neka raspon osi bude minimalan i maksimalan za ta mjerenja. Na primjer, dobar raspon barometarskog tlaka bio bi od 28 do 32.
Odabir pravog raspona podataka je važan jer ako koristite samo zadane, skala može biti prevelika za podatke, ostavljajući uglavnom prazne trakaste grafikone. Umjesto toga, držite minimalni i maksimalni kraj skale osi samo malo nižim i višim od krajnjih mogućih vrijednosti vaših podataka.
Image -
Stvorite linijski grafikon za prikaz trenda podataka. Na primjer, da biste prikazali povijest lokalnih temperatura za svoje lokalno područje, izradili biste linijski grafikon koji pokriva zadnji broj dana podataka koje možete uvesti iz tablice web stranice s vremenskom prognozom. Prvo odaberite izbornik Umetni i odaberite 2D Area grafikon.
Image -
U Chart Design izborniku, iz Data grupe, odaberite Select Data.
Image -
U prozoru Select Data Source koji se pojavi, kliknite polje Raspon podataka grafikona, a zatim odaberite ćelije u podacima proračunsku tablicu koju želite prikazati s ovim linijskim grafikonom.
Image -
Promijenite naslov grafikona tako da odgovara podacima koje prikazujete i premjestite grafikon na područje crtice gdje ga želite prikazati.
Grafikoni su vrlo fleksibilni kada se postavljaju na nadzornu ploču. Možete promijeniti lokaciju, kao i veličinu i oblik widgeta grafikona. Koristite ovu fleksibilnost za dizajniranje organiziranih nadzornih ploča koje korisniku pružaju što više informacija na najmanjoj količini prostora.
Image -
Stvorite tekstualni okvir za prikaz podataka niza iz listova koje ste uvezli. Na primjer, da biste vidjeli ažuriranja vremenskih upozorenja na nadzornoj ploči, povežite sadržaj tekstnog okvira s ćelijom u uvezenoj podatkovnoj tablici. Da biste to učinili, odaberite Insert izbornik, odaberite Text, a zatim odaberite Textbox
Image -
Postavite pokazivač miša u polje formule, upišite =i zatim odaberite ćeliju u tablici uvezenih podataka koja sadrži podatke niza koje želite prikazati.
Image -
Odaberite tekstualni okvir i upotrijebite prozor Format Shape s desne strane za oblikovanje područja prikaza teksta na nadzornoj ploči.
Image -
Također možete usporediti dvije podatkovne točke u uvezenim podatkovnim tablicama pomoću tortnih grafikona Na primjer, možda ćete htjeti prikazati relativnu vlažnost u obliku tortnog grafikona. Najprije odaberite podatke koje želite prikazati, a zatim u izborniku Insert odaberite 2D Pie grafikon.
Tortni grafikoni uspoređuju dvije ili više vrijednosti. Ako prikazujete postotak poput relativne vlažnosti, možda ćete morati ručno izraditi drugu ćeliju koja oduzima tu vrijednost od 100% za drugu vrijednost s kojom ćete je usporediti. To će rezultirati kružnim grafikonom koji prikazuje postotnu vrijednost kao dio od ukupno mogućih 100 posto.
-
Promijenite naslov grafikona tako da odgovara podacima koje prikazujete, a zatim premjestite grafikon na područje crtice gdje ga želite prikazati.
Image - Dodavanjem različitih vrsta grafikona podataka, možete stvoriti korisnu nadzornu ploču koja prikazuje sve vrste podataka na jednoj praktičnoj nadzornoj ploči.
Dodajte vizualnu privlačnost i kontekst bojom
Još jedan način da dodate jasnoću svojoj nadzornoj ploči je da svojim trakastim grafikonima date gradijentnu ispunu koja prikazuje boju upozorenja poput crvene za područja podataka koja možda nisu dobra.
Na primjer, ako želite pokazati da je relativna vlažnost od preko 75% neugodna, možete u skladu s tim promijeniti gradijentnu ispunu pojedinačnog trakastog grafikona. Evo kako.
-
Desnom tipkom miša kliknite vanjsku granicu trakastog grafikona i odaberite Format Chart Area.
Image -
Odaberite Fill ikonu u oknu Format Chart Area i promijenite odabir u Gradient fill.
Image -
Odaberite ikonu svake razine uz gradijentnu liniju ispune i promijenite boju i zatamnjenost prema tome koliko je ta razina 'dobra' ili 'loša'. U ovom primjeru visoka relativna vlažnost blijedi u tamnocrvenu.
Image - Ponovite ovaj postupak za svaki grafikon gdje dodavanje konteksta boje na grafikon ima smisla za tu podatkovnu točku.
Kako se Excel nadzorne ploče automatski ažuriraju
Nakon što stvorite nadzornu ploču, ne morate učiniti ništa za ažuriranje grafike. Svi podaci u tim grafikonima i widgetima ažuriraju se na sljedeći način:
- Tablice s uvezenim podacima osvježavaju se na datum koji ste postavili kada ste prvi put kreirali uvoz podataka.
- Svi dodatni listovi koje ste izradili da popravite ili ponovno formatirate podatke iz uvezenih listova ažurirat će se novim podacima u tim listovima.
- Svaki widget na vašoj nadzornoj ploči automatski se ažurira kako bi prikazao nove podatke unutar tih ažuriranih listova za raspone koje ste odabrali kada ste izradili te grafikone.
Ova ažuriranja se događaju automatski sve dok je Excel otvoren.
Kako koristiti Excel nadzorne ploče
Stvaranje nadzornih ploča u Excelu može biti korisno iz mnogo različitih razloga. Međutim, važno ih je izraditi na temelju specifične potrebe, umjesto da pokušavate izgraditi jednu nadzornu ploču koja radi sve.
Na primjer, ako ste voditelj prodaje i zainteresirani ste za praćenje učinka svog prodajnog tima, tada bi se nadzorna ploča voditelja prodaje trebala usredotočiti na ključne pokazatelje učinka (KPI) koji se odnose na učinak prodaje.
Ova vrsta nadzorne ploče ne bi trebala sadržavati informacije koje nisu povezane s prodajnom izvedbom jer bi u suprotnom nadzorna ploča mogla postati previše pretrpana. Pretrpana nadzorna ploča otežava uvid u odnose podataka i uzorke koji su važni.
Ostala razmatranja prilikom izrade nadzornih ploča:
- Koristite prave grafikone za prave podatke.
- Nemojte koristiti previše boja po cijeloj nadzornoj ploči.
- Postavite nadzornu ploču sa sličnim podacima i vrstama grafikona u zajedničkim blokovima.
- Provjerite da svaki grafikon prikazuje jednostavne oznake i da nije previše pretrpan.
- Organizirajte widgete u hijerarhiji važnosti, s najvažnijim informacijama u gornjem lijevom kutu nadzorne ploče.
- Koristite uvjetno oblikovanje kako biste bili sigurni da su brojevi crveni, a kada su dobri zeleni.
Što je najvažnije, upotrijebite kreativnost za dizajn nadzornih ploča koje su informativne i zanimljive za korištenje.
