Microsoft Access - dio uredskog paketa Microsoft 365 - nudi robusnu relacionu bazu podataka za radnu površinu koja ne treba poslužitelj za rad. Access baze podataka rade iz fiksne datoteke na vašem tvrdom disku ili mrežnog dijeljenja i nude sofisticirane alate za stvaranje tablica, upita, obrazaca i izvješća.
Prvi koraci i važni uvjeti u Accessu
Pokrenite Microsoft Access. Iz Create stavke izbornika odaberite Table. Tablica je osnovna jedinica za pohranu u bazi podataka. Unutar objekta kao što je tablica, informacije se pohranjuju u kombinacijama atribut/vrijednost.
Evo nekoliko važnih pojmova koje biste trebali znati dok koristite Access:
- Polja: Elementi podataka u tablici koji odgovaraju stupcima.
- Baza podataka: Baza podataka je niz dobro definiranih objekata koje povezujete s odnosima.
- Form: Grafičko sučelje u koje unosite podatke u tablicu.
- Upiti: Upit destilira neki podskup jedne ili više tablica kako bi došao do jedinstvenog skupa informacija u hodu.
- Zapisi: Elementi podataka u tablici koji odgovaraju redovima.
- Izvješća:Sadržaj tablice ili rezultati upita. Izvješća su sažeci informacija za ispis.
- Tablice: Strukturirane, dobro definirane zbirke atributa. Organizacija tablice dolazi od polja (stupaca) i zapisa (redova).
Odnosi objekata u Accessu
Sve tablice su povezane jedna s drugom kroz niz odnosa. Microsoft Access je sustav za upravljanje relacijskim bazama podataka, što znači da provodi pravila koja određuju kako se podaci u jednoj tablici odnose na podatke u drugoj tablici.
Kako koristiti obrasce u Accessu
Koristite obrazac za olakšavanje urednog unosa zapisa u bazu podataka. Obrasci su grafički alati optimizirani za podršku unosa podataka. Umjesto izravnog dodavanja informacija u tablicu, korisnici će ih unijeti u obrazac koji je lakši za navigaciju i čitanje.
Donja crta
Rezultati upita ne odgovaraju potpuno rezultatima tablice. Umjesto toga, upit izvlači iz jedne ili više tablica koristeći napredna pravila filtriranja i sortiranja kako bi vratio rezultat sličan tablici koji daje izvješće ili strukturiranu datoteku za izvoz.
Izvješća u Accessu
Koristite izvješće za uzimanje rezultata upita ili sadržaja tablice i stvaranje čitljive verzije koju možete jednostavno ispisati ili podijeliti na ekranu. Izvješća sažimaju cijeli ili dio sadržaja tablice.
Donja crta
Microsoft Access je front-end alat za izvješćivanje koji izvlači podatke iz testnih datoteka, Excel proračunskih tablica, SQL ili Azure baza podataka, Microsoft Outlooka ili desetaka drugih izvora informacija. Uvozom povezanih tablica ili uvezenih izvora podataka možete slobodno koristiti Access kao alat za postavljanje upita i agenta za izvješćivanje. Access također podržava objavljivanje izvješća i podataka u drugim bazama podataka i platformi Microsoft SharePoint.
Izlazni formati u Accessu
Uglavnom, informacije unutar Access baze podataka ostaju unutar nje. Međutim, upiti i izvješća čisto se izvoze iz baze podataka u formate Excel, običan tekst, XML, PDF ili XPS. Osim toga, Access šalje Microsoft Outlook i Microsoft Word popise distribucije.
