Microsoft Teams ima niz alata za povećanje produktivnosti i poboljšanje komunikacije među zaposlenicima s tekstualnim chatom, glasovnim i video pozivima, funkcijom dijeljenja datoteka, mrežnim zapisima smjena i dijeljenim kalendarima.
Funkcija zajedničkog kalendara Microsoft Teamsa omogućuje članovima grupe da kreiraju sastanke izravno unutar aplikacije Teams, specificiraju detalje i dodaju druge članove tako da ne samo da budu obaviješteni o događaju, već da ga dodaju u svoje sinkronizirane Microsoft Teams kalendar također.
Ovaj se članak odnosi na aplikacije Microsoft Teams na Windows 10, iOS i Android uređajima uz web verziju.
Kako funkcioniraju Microsoft Teams kalendari
Microsoft Teams je alat za suradnju dizajniran za organizacije ili grupe i stoga je strukturiran s fokusom na grupu ili tim. Možda ćete se moći prijaviti u grupu Microsoft Teams svojom redovnom e-poštom, ali češće vam se dodjeljuje e-pošta tvrtke koju koristite za pristup timovima i drugim povezanim aplikacijama i uslugama Microsoft 365.
Aplikacija Microsoft Teams ima jedan glavni kalendar koji je dodijeljen vašoj cijeloj grupi ili organizaciji. Članovi grupe mogu dodati sastanke ili događaje u ovaj kalendar koji se automatski prikazuju u kalendaru za druge članove. Pojedinci se također mogu dodati u kalendarske događaje ili sastanke ako moraju prisustvovati.
Tehnički, ugrađeni (ili zadani) kalendar naziva se grupni kalendar, dok su vanjski kalendari koji se dijele unutar Microsoft Teamsa dijeljeni kalendari. Međutim, ti se izrazi često miješaju i razlika između njih je zamagljena.
Da biste izbjegli zabunu, bilo bi dobro pozivati se na kalendare u Microsoft Teams-u jedinstvenim imenima umjesto korištenja pojmova Shared ili Group.
Kalendari se također mogu dijeliti unutar Microsoft Teamsa iz Outlooka ili drugih usluga za zakazivanje kao što je Google Kalendar.
Kako stvoriti zajednički kalendarski događaj Microsoft Teams
Ovdje je postupak za stvaranje događaja, koji se u Microsoft timovima naziva sastanak, koji se može dijeliti s drugim članovima grupe i automatski dodati u kalendar grupe.
Ovaj primjer koristi aplikaciju Windows 10 Microsoft Teams, ali ove upute i korišteni izbornici identični su u svim drugim verzijama.
- Otvorite aplikaciju Microsoft Teams.
-
Odaberi Kalendar.
Image -
Kliknite Novi sastanak.
Image -
Odaberite odgovarajuću vremensku zonu iz padajućeg izbornika na vrhu ekrana.
Image Ne morate brinuti u kojoj se vremenskoj zoni nalaze članovi vašeg tima jer će se vrijeme vašeg sastanka automatski prilagoditi njima.
-
Upišite naziv za vaš sastanak u Polje za dodavanje naslova.
Image -
U polje Dodaj potrebne sudionike upišite imena osoba za koje želite da budu obaviješteni o događaju. Nakon što počnete tipkati, imena bi se trebala automatski pojaviti za odabir.
Image Ako želite podijeliti ovaj kalendarski događaj s ljudima koji nisu unutar vaše Microsoft Teams grupe ili možda čak i ne koriste Microsoft Teams, to možete učiniti tako da umjesto imena unesete njihovu punu adresu e-pošte.
Kliknite Optional za dodavanje članova grupe koje želite znati o sastanku, ali ne moraju prisustvovati.
Nakon što je sastanak kreiran, svim pozvanim stranama bit će poslana pozivnica na pridruženu adresu e-pošte.
-
Zatim navedite vrijeme početka i završetka sastanka.
Image -
Kliknite Ne ponavlja se da biste otvorili izbornik i učinili sastanak redovnim događajem ako se treba ponavljati. Na primjer, možda želite imati isti sastanak svaki radni dan, tjedno ili jednom mjesečno.
Image -
Kliknite Dodaj kanal ako je vaš sastanak specifičan za određenu kategoriju unutar postavki Microsoft Teamsa vaše tvrtke. Na primjer, možda ćete ga htjeti postaviti unutar kanala menadžera tako da samo oni članovi tima koji koriste taj kanal znaju da se sastanak održava.
Image Možete ostaviti mnoga od ovih polja praznim ako želite.
-
Sljedeće je polje Dodaj lokaciju. Unatoč nazivu, ovo zapravo nije za određivanje fizičke lokacije. Umjesto toga, ovo je za odabir povezanog sustava sobe s omogućenim Microsoft Teams-om ili konferencijskog telefonskog uređaja.
Ako vaša tvrtka ne koristi takve uređaje, ne morate brinuti o ispunjavanju ovog polja.
Image -
U veliko polje na dnu ekrana upišite detalje za polje sastanka, unesite opis svog sastanka, dnevni red sastanka ili poruku sudionicima.
Image -
Na kraju kliknite Pošalji. Ovo će dodati događaj u vaš Microsoft Teams kalendar i pozvati one koje ste dodali. Nakon što odgovore, događaj će također biti automatski dodan u njihove kalendare.
Image Ako niste nikoga dodali u događaj, umjesto toga će vam se prikazati Spremi gumb. Ovo će jednostavno spremiti događaj u vaš osobni Microsoft Teams kalendar.
Što radi Microsoft Teams Scheduling Assistant?
Opcija pomoćnika za planiranje koja se prikazuje prilikom kreiranja sastanka u Microsoft Teams na računalu je alternativni način za stvaranje ili uređivanje događaja. Koristi vizualnije korisničko sučelje koje prikazuje opcije na lijevoj strani ekrana i omogućuje vam da mišem odaberete vremensko razdoblje koje automatski vrši promjene u rasporedu.
Prava prednost Scheduling Assistant-a je kako prikazuje sve rasporede članova grupe. To olakšava vidjeti u koje vrijeme i dane su svi dostupni i uklanja gnjavažu od pitanja članova grupe koje im vrijeme najbolje odgovara.
Rasporedi će se pojaviti unutar Asistenta za planiranje samo ako ih je u Microsoft Teams unio administrator ili drugi korisnici. Ako vaša organizacija ne koristi Microsoft Teams za upravljanje rasporedima, ova značajka neće biti korisna.
Microsoft Teams' Scheduling Assistant potpuno je neobavezan alat, iako ga neki možda više vole u odnosu na zadanu opciju stvaranja sastanka.
Kako prihvatiti pozivnicu za Microsoft Teams Calendar
Nakon što ste dodani na sastanak u Microsoft Teams kalendaru, trebali biste gotovo odmah primiti pozivnicu putem e-pošte.
Kada primite ovu e-poruku, kliknite vezu Pridružite se sastanku Microsoft Teams da biste prihvatili pozivnicu. Otvara se aplikacija Microsoft Teams i dodaje vas u događaj. Ako nemate instaliran Microsoft Teams, od vas se traži da ga instalirate.
Ako niste primili pozivnicu, provjerite s kreatorom događaja jesu li upotrijebili ispravnu adresu e-pošte. Također biste trebali provjeriti mapu neželjene ili bezvrijedne pošte.
Neke usluge e-pošte mogu od vas zatražiti da dodate ove Microsoft Teams događaje u njihov vlastiti sustav kalendara. Možete to učiniti ako želite, ali ipak ćete morati kliknuti na tekstualnu vezu u e-poruci da biste prihvatili pozivnicu.
Kako koristiti Outlook Teams za stvaranje i dijeljenje događaja
Microsoft Teams zahtijeva Microsoftov račun za korištenje. Obično će vam vaša tvrtka ili organizacija dati novi Microsoft račun koji se može koristiti za pristup Microsoft timovima i raznim drugim uslugama Microsoft Officea.
E-pošta povezana s ovim Microsoftovim računom može se koristiti za prijavu u Outlook i, budući da se ovaj račun također koristi za pristup timovima, sastanci kalendara mogu se kreirati u Outlooku i automatski sinkronizirati s Microsoft timovima.
Da bi ovo radilo, morate koristiti isti Microsoftov račun za Outlook i Microsoft Teams. Na primjer, ne možete koristiti svoj osobni Outlook račun e-pošte za stvaranje događaja za radni Microsoft Teams kalendar.
To se može učiniti i s Outlook aplikacijama i putem web iskustva, a cijeli je postupak gotovo identičan onome kako biste organizirali sastanak unutar Microsoft Teamsa kao što je prikazano gore.
Za pristup kalendaru unutar programa Outlook jednostavno kliknite ikonu Calendar na dnu lijevog izbornika. Nakon što je kalendar otvoren, kliknite na dan za početak procesa stvaranja događaja.
Ako želite da se događaj napravljen u Outlooku registrira unutar Teamsa, morate aktivirati prekidač pored Sastanak timova, koji se može pronaći uz Potražite sobu ili lokaciju tekst. Ako to ne učinite, funkcija dijeljenog kalendara Microsoft Teams neće se aktivirati i događaj će jednostavno biti osnovni događaj u vašem rasporedu Outlook kalendara.
Kako podijeliti drugi kalendar u Microsoft Teams
Iako Microsoft Teams ima vlastitu ugrađenu značajku kalendara, također je moguće uvesti dodatne kalendare iz Outlooka, Googlea ili bilo kojeg drugog servisa za zakazivanje koji pruža web-adresu koja se može dijeliti za svoje kalendare.
Ovo može biti korisno ako vaš tim koristi drugu aplikaciju ili uslugu za upravljanje događajima izvan ekosustava Microsoft Officea.
Ovaj primjer koristi Google Kalendar, ali postupak je identičan za druge takve usluge.
- Otvorite Google kalendar u web pregledniku kao i obično.
-
Pređite pokazivačem miša iznad naziva kalendara tako da se tri točke pojave desno od naziva. Pritisnite tri točkice za otvaranje izbornika.
Image -
Kliknite Postavke.
Image -
Kliknite na web adresu pod Javni URL za ovaj kalendar i pritisnite Ctrl + Vza kopiranje u međuspremnik.
Image -
Otvorite Microsoft Teams i idite u grupu ili chat u koji želite dodati kalendar.
Image -
Kliknite + simbol na vrhu ekrana.
Image -
Kliknite Web stranica.
Image -
Zalijepite adresu svog kalendara u URL polje.
Image Također mu možete dodati prilagođeni naziv tako da upišete u polje Naziv kartice i odaberete želite li upozoriti grupu na dodavanje kalendara tako što ćete potvrditi okvir pored Objavite na kanalu o ovoj kartici.
-
Kliknite Spremi.
Image Vaš kalendar sada će se dijeliti unutar Microsoft Teamsa i moći će ga vidjeti svi unutar ove nove prilagođene kartice.
Kako urediti sastanak Microsoft Teamsa
Da biste uredili Microsoft Teams sastanak koji ste kreirali ili kojemu imate pristup, sve što trebate učiniti je kliknuti na njega u svom kalendaru unutar aplikacije Microsoft Teams i unijeti promjene u odgovarajuća polja.
Možete dodavati ili uklanjati sudionike, mijenjati vrijeme ili lokaciju te također uređivati naziv i opis događaja. Samo obavezno kliknite Pošalji ažuriranje kada završite sa spremanjem promjena.
Ako se promjene ne prikazuju vama ili članovima vašeg tima, pokušajte potpuno zatvoriti aplikaciju i zatim je ponovno otvoriti.
Također možete uređivati Teams događaje u programu Outlook tako da otvorite događaj u kalendaru i zatim kliknete Edit.
