Što treba znati
- Unesite podatke u ćelije u stupcima i retcima za izradu osnovne baze podataka.
- Ako koristite zaglavlja, unesite ih u prvu ćeliju u svakom stupcu.
- Ne ostavljajte nijedan redak prazan unutar baze podataka.
Ovaj članak objašnjava kako stvoriti bazu podataka u programu Excel za Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel za Mac, Excel za Android i Excel Online.
Unesite podatke
Osnovni format za pohranu podataka u Excel bazi je tablica. Nakon što je tablica stvorena, upotrijebite Excelove podatkovne alate za pretraživanje, sortiranje i filtriranje zapisa u bazi podataka kako biste pronašli određene informacije.
Da biste slijedili ovaj vodič, unesite podatke kao što je prikazano na gornjoj slici.
Brzo unesite studentske iskaznice
- Upišite prva dva ID-a, ST348-245 i ST348-246, u ćelije A5i A6, redom.
- Označite dva ID-a da ih odaberete.
- Povucite ručicu za popunjavanje u ćeliju A13.
Ostatak studentskih ID-ova ispravno je unesen u ćelije A6 do A13.
Unesite točne podatke
Prilikom unosa podataka važno je paziti da su uneseni ispravno. Osim retka 2 između naslova proračunske tablice i naslova stupaca, ne ostavljajte druge prazne retke prilikom unosa podataka. Također, pazite da ne ostavite prazne ćelije.
Pogreške u podacima uzrokovane netočnim unosom podataka izvor su mnogih problema povezanih s upravljanjem podacima. Ako su podaci u početku ispravno uneseni, veća je vjerojatnost da će vam program vratiti željene rezultate.
Redovi su zapisi
Svaki red podataka u bazi podataka poznat je kao zapis. Prilikom unosa zapisa, imajte na umu ove smjernice:
- Ne ostavljajte prazne retke u tablici. To uključuje neostavljanje praznog retka između naslova stupaca i prvog retka podataka.
- Zapis mora sadržavati podatke o samo jednoj određenoj stavci.
- Zapis također mora sadržavati sve podatke u bazi podataka o toj stavci. Informacije o stavci ne mogu biti u više od jednog reda.
Stupci su polja
Dok se retci u Excel bazi podataka nazivaju zapisima, stupci su poznati kao polja. Svaki stupac treba naslov za identifikaciju podataka koje sadrži. Ovi naslovi se nazivaju nazivima polja.
- Imena polja koriste se kako bi se osiguralo da su podaci za svaki zapis uneseni u istom nizu.
- Podaci u stupcu moraju biti uneseni u istom formatu. Ako počnete unositi brojeve kao znamenke (kao što je 10 ili 20), nastavite tako. Nemojte se mijenjati na pola puta i počnite unositi brojeve kao riječi (kao što je deset ili dvadeset). Budite dosljedni.
- Tablica ne smije sadržavati prazne stupce.
Stvorite tablicu
Kada su podaci uneseni, oni se mogu pretvoriti u tablicu. Za pretvaranje podataka u tablicu:
- Označite ćelije A3 do E13 na radnom listu.
- Odaberite karticu Početna.
- Odaberite Format as Table za otvaranje padajućeg izbornika.
- Odaberite plavu opciju Stil tablice srednji 9 da biste otvorili dijaloški okvir Oblikuj kao tablicu.
- Dok je dijaloški okvir otvoren, ćelije A3 do E13 na radnom listu okružene su točkastom linijom.
- Ako isprekidana linija okružuje točan raspon ćelija, odaberite OK u dijaloškom okviru Format as Table.
- Ako isprekidana linija ne okružuje ispravan raspon ćelija, označite ispravan raspon na radnom listu, a zatim odaberite OK u dijaloškom okviru Format as Table.
Strelice padajućeg izbornika dodane su pokraj naziva svakog polja, a retci tablice oblikovani su u naizmjeničnoj svijetlo i tamnoplavoj boji.
Koristite alate baze podataka
Nakon što stvorite bazu podataka, koristite alate koji se nalaze ispod padajućih strelica pokraj naziva svakog polja za sortiranje ili filtriranje podataka.
Sortiraj podatke
- Odaberite padajuću strelicu pokraj polja Prezime.
- Odaberite Sortiraj od A do Z za sortiranje baze podataka po abecedi.
- Nakon sortiranja, Graham J. je prvi zapis u tablici, a Wilson R posljednji.
Podaci filtra
- Odaberite padajuću strelicu pokraj polja Program.
- Odaberite potvrdni okvir pored Odaberi sve da poništite sve potvrdne okvire.
- Odaberite potvrdni okvir pored Business da dodate kvačicu u okvir.
- Odaberi OK.
- Samo dva studenta, G. Thompson i F. Smith su vidljiva jer su jedina dva studenta upisana u poslovni program.
- Za prikaz svih zapisa odaberite padajuću strelicu pokraj polja Program i odaberite Očisti filtar iz " Program."
Proširite bazu podataka
Za dodavanje dodatnih zapisa u svoju bazu podataka:
- Postavite pokazivač miša iznad male točke u donjem desnom kutu tablice.
- Pokazivač miša mijenja se u dvosmjernu strelicu.
- Pritisnite i držite desnu tipku miša i povucite pokazivač prema dolje kako biste dodali prazan redak na dno baze podataka.
-
Dodajte sljedeće podatke u ovaj novi red:
Ćelija A14: ST348-255
Ćelija B14: Christopher
Ćelija C14: A.
Ćelija D14: 22
Ćelija E14: Znanost
Dovršite oblikovanje baze podataka
- Označite ćelije A1 do E1 na radnom listu.
- Odaberi Početna.
- Odaberite Spajanje i centriranje za centriranje naslova.
- Odaberite Boja ispune za otvaranje padajućeg popisa boja ispune.
- Odaberite Blue, Accent 1 s popisa da promijenite boju pozadine u ćelijama A1 do E1 u tamnoplavu.
- Odaberite boju fonta za otvaranje padajućeg popisa boja fonta.
- Odaberite Bijelo s popisa da promijenite boju teksta u ćelijama A1 do E1 u bijelu.
- Označite ćelije A2 do E2 na radnom listu.
- Odaberite Boja ispune za otvaranje padajućeg popisa boja ispune.
- Odaberite Blue, Accent 1, Lighter 80 s popisa kako biste promijenili boju pozadine u ćelijama A2 do E2 u svijetloplavu.
- Označite ćelije A4 do E14 na radnom listu.
- Odaberite Centar za centriranje teksta u ćelijama A14 do E14.
Funkcije baze podataka
Sintaksa: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Gdje je D funkcija jedno od sljedećeg:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Tip: Baza podataka
Funkcije baze podataka prikladne su kada se Google tablice koriste za održavanje strukturiranih podataka, poput baze podataka. Svaka funkcija baze podataka, Dfunkcija, izračunava odgovarajuću funkciju na podskupu raspona ćelija koji se smatra tablicom baze podataka. Funkcije baze podataka uzimaju tri argumenta:
- Database_arr je raspon, ugrađeni niz ili niz generiran izrazom polja. Strukturiran je tako da je svaki redak nakon retka 1 zapis baze podataka, a svaki stupac polje baze podataka. Redak 1 sadrži oznake za svako polje.
- Field_str|num označava koji stupac (polje) sadrži vrijednosti koje treba izračunati prosjek. To se može izraziti ili kao naziv polja (tekstualni niz) ili kao broj stupca, gdje bi krajnji lijevi stupac bio predstavljen kao 1.
- Criteria_arr je raspon, ugrađeni niz ili niz generiran izrazom polja. Strukturiran je tako da prvi redak sadrži nazive polja na koje će se kriterij (kriteriji) primijeniti, a sljedeći redovi sadrže uvjetne testove.
Prvi redak u kriterijima navodi nazive polja. Svaki drugi redak u kriterijima predstavlja filtar, skup ograničenja za odgovarajuća polja. Ograničenja su opisana pomoću notacije upit po primjer i uključuju vrijednost za podudaranje ili operator usporedbe nakon kojeg slijedi vrijednost usporedbe. Primjeri ograničenja su: "Čokolada", "42", ">=42" i " 42". Prazna ćelija znači da nema ograničenja za odgovarajuće polje.
Filtar odgovara retku baze podataka ako su zadovoljena sva ograničenja filtra (ograničenja u retku filtra). Red baze podataka (zapis) zadovoljava kriterije ako mu odgovara barem jedan filtar. Naziv polja može se pojaviti više puta u rasponu kriterija kako bi se omogućilo više ograničenja koja se primjenjuju istovremeno (na primjer, temperatura >=65 i temperatura <=82).
DGET je jedina funkcija baze podataka koja ne agregira vrijednosti. DGET vraća vrijednost polja navedenog u drugom argumentu (slično VLOOKUP-u) samo kada točno jedan zapis odgovara kriterijima; u suprotnom, vraća pogrešku koja pokazuje da nema podudaranja ili više podudaranja.
