Imate li ogromnu proračunsku tablicu u Excelu koju ne možete shvatiti?
Vrijeme je da svoj popis kontakata organizirate u Microsoft Access bazu podataka. Mnogo je lakše nego što možete zamisliti i sigurno ćete biti zadovoljni rezultatima. Ovaj vodič će vas provesti kroz cijeli proces korak po korak. Ako nemate vlastitu proračunsku tablicu i želite slijediti vodič, možete preuzeti primjer Excel datoteke koja se koristi za generiranje vodiča.
Stvorite novu bazu podataka Access 2013
Osim ako nemate postojeću bazu podataka koju koristite za pohranjivanje podataka o kontaktu, vjerojatno ćete htjeti stvoriti novu bazu podataka od nule. Da biste to učinili, odaberite ikonu Prazna baza podataka na radnoj površini na zaslonu Početak rada s Microsoft Office Accessom. Prikazat će vam se gornji zaslon. Dajte svojoj bazi podataka naziv, odaberite Create gumb i bit ćete u poslu.
Započnite proces uvoza programa Excel
Odaberite karticu Vanjski podaci na vrhu zaslona Access i dvaput pritisnite gumb Excel za početak procesa uvoza programa Excel.
Odaberite izvor i odredište
Sljedeće će vam se prikazati zaslon prikazan gore. Odaberite gumb Pregledaj i dođite do datoteke koju želite uvesti. Nakon što pronađete ispravnu datoteku, odaberite gumb Otvori.
U donjoj polovici zaslona prikazane su vam opcije odredišta za uvoz. U ovom smo vodiču zainteresirani za pretvaranje postojeće Excel proračunske tablice u novu Access bazu podataka, pa ćemo odabrati Uvezi izvorne podatke u novu tablicu u trenutnoj bazi podataka Ostale opcije na ovom ekranu omogućuju vam da:
- Povežite svoju bazu podataka s Excel listom tako da se promjene u izvornom listu odražavaju u bazi podataka.
- Uvoz podataka u postojeću tablicu baze podataka.
Nakon što odaberete ispravnu datoteku i opciju, odaberite OK za nastavak.
Odaberi naslove stupaca
Provjerite je li odabran okvir Prvi redak sadrži naslove stupaca ako prvi redak proračunske tablice ima nazive stupaca za podatke, kao što su prezime, ime i adresa. Ovo će uputiti Access da tretira prvi red kao imena, a ne stvarne podatke koji će biti pohranjeni na popisu kontakata.
Odaberite Dalje za nastavak.
Stvorite bilo koje željene indekse
Indeksi baze podataka interni su mehanizam koji se može koristiti za povećanje brzine kojom Access može pronaći informacije u vašoj bazi podataka. U ovom koraku možete primijeniti indeks na jedan ili više stupaca baze podataka. Jednostavno odaberite Indexed padajući izbornik i odaberite odgovarajuću opciju.
Imajte na umu da indeksi stvaraju mnogo opterećenja za vašu bazu podataka i povećat će količinu prostora na disku koji se koristi. Iz tog razloga indeksirane stupce želite svesti na minimum. U našoj bazi podataka najčešće ćemo pretraživati prezimena naših kontakata, pa napravimo indeks na ovom polju. Možda imamo prijatelje s istim prezimenom, pa želimo dopustiti duplikate ovdje. Provjerite je li stupac Prezime odabran u donjem dijelu prozora, a zatim odaberite Da (Duplikati su OK) s padajućeg izbornika Indeksirano.
Odaberite Dalje za nastavak.
Odaberite primarni ključ
Primarni ključ se koristi za jedinstvenu identifikaciju zapisa u bazi podataka. Najlakši način da to učinite je da pustite Access da generira primarni ključ za vas. Odaberite opciju Neka Access doda primarni ključ i pritisnite Dalje za nastavak. Ako ste zainteresirani za odabir vlastitog primarnog ključa, možda biste trebali pročitati naš članak o ključevima baze podataka.
Imenujte svoj stol
Morate dati Accessu ime za referencu vaše tablice. Unesite ovo u odgovarajuće polje i odaberite gumb Završi.
Pregledajte svoje podatke
Vidjet ćete međuzaslon koji vas pita želite li spremiti korake korištene za uvoz vaših podataka. Ako ne, samo naprijed i odaberite Zatvori.
Tada ćete se vratiti na ekran glavne baze podataka gdje možete vidjeti svoje podatke jednostavnim dvostrukim klikom na naziv tablice na lijevoj ploči.
Čestitamo, uspješno ste uvezli svoje podatke iz Excela u Access!
