Podatkovni obrazac programa Excel praktičan je način za unos podataka u bazu podataka programa Excel i pregled niza informacija na radnom listu bez pomicanja po listu. Podatkovni obrasci navode naslove stupaca u proračunskoj tablici tako da se cijeli red podataka može pregledati odjednom. Obrasci podataka također se koriste za traženje zapisa i uređivanje postojećih zapisa.
Upute u ovom članku odnose se na Excel 2019, 2016, 2013, 2010; i Excel za Microsoft 365.
Dodajte ikonu obrasca za unos podataka na alatnu traku za brzi pristup
Prvi korak u korištenju obrasca za unos podataka je dodavanje ikone obrasca na alatnu traku za brzi pristup. Ovo je jednokratna operacija. Nakon dodavanja, ikona obrasca ostaje dostupna na alatnoj traci za brzi pristup.
Alatna traka za brzi pristup koristi se za pohranjivanje prečaca do često korištenih značajki u Excelu. Tu također možete dodati prečace do Excel značajki koje nisu dostupne na vrpci.
Za dodavanje ikone obrasca na alatnu traku za brzi pristup:
- Odaberite padajuću strelicu Prilagodi alatnu traku za brzi pristup.
-
Odaberite Više naredbi.
Image -
U dijaloškom okviru Opcije programa Excel provjerite je li odabrana kartica Alatna traka za brzi pristup.
- Odaberite Odaberi naredbe iz padajuće strelice i odaberite Sve naredbe.
-
Skrolujte kroz abecedni popis naredbi i odaberite Obrazac.
Image - Odaberi Dodaj.
-
Odaberite OK za dodavanje gumba Obrazac na alatnu traku za brzi pristup.
Image - Naći ćete Obrazac gumb na desnom kraju Alatne trake za brzi pristup.
Dodajte nazive polja baze podataka
Obrazac za unos podataka jedan je od ugrađenih podatkovnih alata programa Excel. Da biste koristili obrazac, navedite naslove stupaca koji će se koristiti u vašoj bazi podataka, kliknite ikonu Obrazac, a Excel će učiniti ostalo.
Najlakši način da dodate nazive polja u obrazac je da ih upišete u ćelije radnog lista. Obrazac može sadržavati do 32 naslova stupaca.
Da biste slijedili ovaj vodič, otvorite prazan Excel radni list i unesite podatke o zaglavlju stupca u ćelije A1 do E1 kao što je prikazano na slici ispod:
Otvorite obrazac za unos podataka
Nakon što vaš radni list sadrži naslove stupaca, vrijeme je da otvorite obrazac za unos podataka.
- Odaberite ćeliju A2 da postane aktivna ćelija.
-
Idite na Alatnu traku za brzi pristup i odaberite Obrazac.
Image -
U dijaloškom okviru upozorenja odaberite OK.
Image -
Obrazac koji sadrži sve naslove stupaca pojavljuje se na ekranu.
Image - Sada ste spremni koristiti obrazac za unos podataka.
Dodajte zapise podataka uz obrazac
Dodavanje zapisa u radni list jednostavno je stvar upisivanja podataka u ispravna polja obrasca.
Dodajte prvi zapis na radni list unosom podataka u polja obrasca pored ispravnih naslova:
- ID studenta: SA267-567
- Prezime: Jones
- Početno: B.
- Dob: 21
- Program: Jezici
Pritisnite tab za pomicanje s polja na polje. Odaberite Novo za dodavanje zapisa u radni list i brisanje polja za drugi zapis.
Dodajte drugi zapis u radni list:
- ID studenta: SA267-211
- Prezime: Williams
- Inicijal: J.
- Dob: 19
- Program: Znanost
Odaberite Novo kada završite s dodavanjem zapisa.
Prilikom unosa sličnih podataka kao što su brojevi studentskih iskaznica (različiti su samo brojevi iza crtice), koristite kopiraj i zalijepi kako biste ubrzali unos podataka.
Da biste dodali preostale zapise u bazu podataka udžbenika, koristite obrazac za unos podataka prikazanih na slici ispod u ćelije A4 do E11.
Koristite podatkovne alate obrasca
Kako se na radni list dodaje više zapisa, važno je održavati cjelovitost podataka. Održavajte podatke ažurnima i relevantnima ispravljanjem pogrešaka u podacima, ažuriranjem zapisa, uklanjanjem zastarjelih zapisa i brisanjem dvostrukih zapisa.
Obrazac za unos podataka sadrži nekoliko alata koji olakšavaju pronalaženje, ispravljanje i brisanje zapisa iz baze podataka. Ovi se alati nalaze na desnoj strani obrasca i uključuju:
- Pronađi prethodni i Pronađi sljedeći: Pomičite se naprijed i natrag kroz radni list jedan po jedan zapis.
- Delete: Brisanje zapisa s radnog lista.
- Restore: Poništavanje promjena zapisa. Vraćanje radi kada je zapis prikazan u obrascu. Kada se pristupi drugom zapisu ili se obrazac zatvori, Vraćanje postaje neaktivno.
- Kriteriji: Pretražite radni list za zapise na temelju određenih kriterija, kao što su ime, dob ili program.
Traži zapise pomoću jednog naziva polja
Evo kako koristiti obrazac za unos podataka za pretraživanje baze podataka za zapise pomoću jednog naslova stupca, kao što je prezime, dob ili program.
-
U obrascu za unos podataka odaberite Kriteriji.
Image Kada odaberete Kriterij, polja obrasca se brišu iz obrasca; nijedan zapis nije uklonjen s radnog lista.
- Postavite kursor u Program tekstualni okvir i upišite Umjetnost za traženje svih studenata upisanih u umjetnički program.
-
Odaberi Pronađi sljedeće
Image -
Podaci za prvi zapis koji odgovara kriterijima pretraživanja pojavljuju se u obrascu.
Image Da biste unijeli izmjene u zapis, izbrišite postojeći tekst i unesite točne podatke.
- Odaberite Pronađi sljedeće za prikaz dodatnih zapisa koji odgovaraju kriterijima pretraživanja.
Traži zapise koristeći više naziva polja
Obrazac se također može koristiti za pretraživanje zapisa koristeći više kriterija. Na primjer, za traženje učenika koji imaju 18 godina i koji su upisali umjetnički program. U obrascu se prikazuju samo zapisi koji odgovaraju oba kriterija.
- Odaberi Kriterij.
- Postavite kursor u Dob tekstualni okvir i upišite 18.
-
Postavite kursor u Program tekstualni okvir i upišite Umjetnost.
Image - Odaberi Pronađi sljedeće.
- Podaci za prvi zapis koji odgovara kriterijima pretraživanja pojavljuju se u obrascu.
- Odaberite Pronađi sljedeće za prikaz dodatnih zapisa koji odgovaraju kriterijima pretraživanja.
