Unatoč proliferaciji online komunikacijskih metoda, e-pošta je i dalje najpopularnija, s gotovo 300 milijardi e-poruka poslanih svaki dan u 2019. Bilo da ste novi u e-pošti ili je koristite desetljećima, pobrinite se da pridržavati se pravila ponašanja e-pošte.
Pregledajte svoju poruku prije slanja
Nakon što unesete adrese svojih primatelja, stvorite odgovarajući predmet, napišete svoju poruku i priložite nekoliko popratnih dokumenata, vratite se i provjerite jeste li sve učinili kako treba:
- Pregledajte poruku. Je li nešto nejasno? Ima li gramatičkih pogrešaka ili pogrešaka pri upisu? Jeste li rekli sve što ste htjeli?
- Provjerite svoje izvore. Bi li poveznica na vanjski izvor pojasnila vaše značenje? Bi li poveznica pomogla primatelju da brzo pronađe web stranicu?
- Pogledajte imena primatelja. Jeste li zaboravili važnu osobu koja treba vidjeti poruku? Jeste li dodali nekoga tko ne bi trebao vidjeti poruku?
- Pogledajte svoju adresu. Ako imate više od jednog, svakako pošaljite poruku s one koja je najprikladnija za svrhu poruke.
- Odredite prioritet poruke. Treba li poruka biti označena kao važna?
- Dodajte prateće dokumente. Zaboravili ste privitke?
Nemoj uvijek odgovarati svima
Trebali biste znati kada i kada ne odgovarati svima na grupnu e-poštu. Ako svi u izvornoj e-poruci (onoj na koju odgovarate) trebaju znati što imate za reći, koristite Odgovori svima.
Na primjer, osoba A šalje e-poruku vama i osobi B kako biste smislili ideje o tome kako proslaviti 10-godišnjicu svog šefa u tvrtki. Vaš odgovor je relevantan i za osobu A i za osobu B, stoga upotrijebite Odgovori svima da biste odgovorili oboma.
Ako netko pošalje pozivnicu za zabavu e-poštom vama i još 20 prijatelja, vaš odgovor nije relevantan drugim primateljima e-pošte, stoga upotrijebite Odgovor za slanje odgovora samo izvornom pošiljatelju.
Pišite učinkovite retke predmeta
Ključ za pisanje dobrog predmeta e-pošte je osigurati da ukratko obuhvati bit vaše poruke. Evo nekoliko primjera:
- Prodajni sastanak promijenjen u 3:00
- Pozivnica za zabavu za Noć vještica
- Revizije teksta web stranice
- 20 najboljih video odabira ovog tjedna
- Detalji vašeg novog članstva
- Potvrda vašeg termina
- Zahtjev za volontere događaja prikupljanja sredstava
Da bi predmeti bili učinkovitiji, uključite radnju koju želite da primatelji poduzmu, kao što je:
- Pozivnica za zabavu za Noć vještica - odgovorite do 11. svibnja
- Revizije teksta web stranice - potrebno odobrenje do utorka
Donja crta
Kada prosljeđujete poruku e-pošte od nekog drugog, objasnite novom primatelju zašto to činite i kako očekujete da će imati koristi od toga. Na primjer, recimo da vam klijent, Jay, pošalje pitanje, a vi ne znate odgovor. Proslijedite poruku svojoj kolegici, Sari, s porukom koja glasi: "Sara, Jay želi znati postupak prijave na naš portal sa svog mobilnog uređaja. Pogledajte dolje za detalje. Možete li pomoći?"
Objasnite zašto CC
Ako nekome pošaljete kopiju poruke e-pošte, objasnite primarnom primatelju da to činite i zašto. Na primjer, recimo da se Jenna želi pridružiti vašem klubu knjiga, a vi joj šaljete informacije o tome. Poslali biste kopiju voditeljici knjižnog kluba, Ann, i napisali Jenni: "Šaljem kopiju našoj voditeljici, Ann, kako bi mogla vidjeti što vam šaljem i ispuniti sve što sam možda izostavio." Kada koristite ovaj postupak, Ann također zna zašto prima kopiju poruke.
Donja crta
Poruke e-pošte mogu se izgubiti u pošti ili u filteru neželjene pošte. Iz pristojnosti, posebno s važnim porukama (kao što su one s privicima ili one koje se tiču rokova), napišite kratku poruku da obavijestite pošiljatelja da je njegova e-pošta primljena. Na primjer, ako vam šef pošalje novi projekt na kojem treba raditi, odgovorite s: "Razumijem, počet ću sutra."
Štedljivo koristite akronime
Ne zna svatko svaki akronim, stoga koristite što je manje moguće i samo kada ste sigurni da primatelj zna što oni znače. Postoji nekoliko akronima koji se obično koriste u poslovnoj korespondenciji putem e-pošte. Evo nekoliko:
- ASAP: Što je prije moguće
- BTW: Usput
- EOD: Kraj dana
- EOM: Kraj poruke (obično se koristi u retku predmeta kako bi se označilo da nema tijela e-pošte koje treba slijediti)
- EOW: Kraj tjedna
- FYI: Za vašu informaciju
- IMO: Po mom mišljenju
- OOO: Izvan ureda
- Y/N: Da ili Ne
Donja crta
Budući da u e-pošti ne dobivate kontekst izraza lica i tona glasa, ona nije dobar medij za izražavanje sarkazma ili humora, osobito s primateljima koje ne poznajete dobro. Izrazite svoju poruku jednostavno i izravno, barem dok bolje ne upoznate primatelja. Ako si stvarno ne možete pomoći, uključite emotikon koji nasmijava ili smije kako biste pokazali da se šalite.
Odaberite odgovarajući završetak
Ponekad je teško znati kako završiti poruku e-pošte. Evo nekoliko prijedloga, na temelju situacije:
- Hvala ili Puno hvala: Ako tražite uslugu.
- Ljubav ili Zagrljaji: Ako je primatelj prijatelj ili član obitelji.
- Živeli ili Najbolje: Ako je primatelj slučajni poznanik.
- S poštovanjem: Ako je vaša poruka službena.
- Srdačan pozdrav ili Srdačan pozdrav: Ako želite zadržati službeni poslovni ton.
