Kada zakažete sastanak u programu Outlook s drugom osobom ili grupom ljudi, oni primaju e-poruku s pozivnicom s detaljima sastanka. Iz ove e-pošte mogu prihvatiti ili odbiti pozivnicu za sastanak. Outlook dodaje sastanak u vaš Outlook kalendar, prati odgovore vaših sudionika i šalje podsjetnik prije početka sastanka.
Upute u ovom članku odnose se na Outlook za Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 i Outlook 2013.
Kako poslati pozivnicu za kalendar u programu Outlook
Evo kako zakazati sastanak u programu Outlook:
-
Odaberite Početna tab.
Image -
Odaberi Nove stavke > Sastanak.
Alternativno, pritisnite Ctrl+Shift+Q.
Image -
U pozivnici za sastanak unesite opis sastanka u Naslov tekstualni okvir.
Image -
U tekstualni okvir Potrebno unesite adrese e-pošte svakog sudionika koji mora prisustvovati sastanku. U programu Outlook 2016 i 2013 unesite adrese e-pošte u tekstualni okvir To.
Za odabir kontakata iz svog adresara odaberite Potrebno, Opcionalno ili Za.
Image -
U Optional tekstualni okvir unesite adrese e-pošte osoba za koje biste željeli prisustvovati sastanku, ali ne zahtijevajte da to učine.
Image -
Odaberite vrijeme početka i vrijeme završetka sastanka.
Image -
Da biste blokirali cijeli dan u svom kalendaru za sastanak, odaberite Cijeli dan.
Image -
U tekstualni okvir Lokacija unesite gdje održavate sastanak.
Image -
U Poruka područje unesite druge informacije koje će vaši sudionici morati znati prije sastanka i priložite sve datoteke koje želite da pregledaju.
Da biste priložili datoteku uz poziv na sastanak, odaberite karticu Insert, a zatim odaberite Attach File. Da biste dodali vezu na dokument na OneDriveu, odaberite Veza padajuću strelicu.
Image -
Prema zadanim postavkama, kada pošaljete pozivnicu za sastanak u Outlooku, pozivnica uključuje zahtjev za odgovor i daje primatelju mogućnost da predloži novo vrijeme za sastanak. Za promjenu ovih opcija odaberite karticu Meeting, a zatim odaberite Mogućnosti odgovora
Image -
Odaberi Pošalji.
Ako se vaš raspored promijeni ili ako vaši sudionici moraju napraviti druge planove, ili otkažite sastanak ili ga pomaknite.
Image
Kako postaviti ponavljajući sastanak
Outlook vam također omogućuje postavljanje ponavljajućih sastanaka. Koristite ovu opciju za okupljanja koja planirate ponavljati svaki tjedan, mjesec ili neko drugo razdoblje. Kod ponavljajućeg sastanka morate samo jednom unijeti pojedinosti, a on će dodati sve buduće događaje u vaš kalendar na temelju intervala koji postavite.
-
Odaberite karticu Početna, zatim odaberite Nove stavke > Sastanak.
Image - U pozivnici za sastanak unesite naslov, obavezne sudionike, izborne sudionike, lokaciju i poruku koja opisuje svrhu sastanka.
-
Odaberi Učini ponavljajućim.
U programu Outlook 2016 i 2013 odaberite Sastanak > Ponavljanje.
Image -
Otvorit će se dijaloški okvir Ponavljanje termina. Unesite vrijeme početka, vrijeme završetka i trajanje sastanka.
Image -
U odjeljku Uzorak ponavljanja odaberite kada će se sastanak ponoviti. Na primjer, redovni tjedni sastanak koji se održava svakog ponedjeljka.
Image -
U odjeljku Raspon ponavljanja odaberite duljinu vremena u kojem će se ponavljajući sastanci nastaviti. Sastanku koji se ponavlja možete reći da se otkaže na određeni datum ili nakon određenog broja pojavljivanja. Odaberite Bez datuma završetka ako ne želite da sastanak istekne.
Image -
Odaberi OK.
Image -
U pozivnici za sastanak odaberite Pošalji.
Image
Kako koristiti pomoćnika za planiranje za kreiranje sastanka
Ako koristite Microsoft 365 na poslu i korisnik ste Exchangea, koristite pomoćnika za planiranje da pronađete najbolje vrijeme za zakazivanje sastanka s drugima. Kada otvorite pomoćnika za planiranje, vidjet ćete kalendare za osobe koje ste pozvali na sastanak.
Da biste koristili pomoćnika za planiranje, izradite pozivnicu za sastanak, odaberite karticu Sastanak > Pomoćnik za planiranje.
Kako pogledati sastanak u vašem Outlook kalendaru
Nakon što kreirate ili prihvatite sastanak, on će se pojaviti na vašem Outlook kalendaru na temelju informacija o datumu i vremenu. Evo kako pronaći nadolazeće događaje.
- Odaberite View Switcher, zatim odaberite Calendar.
- Da biste pronašli sastanak, listajte kroz kalendar ili koristite okvir za pretraživanje i unesite naslov sastanka.
-
Za pregled pojedinosti o sastanku, dvaput kliknite na stavku kalendara.
Image -
Za pregled odgovora odaberite karticu Tracking. Stupac Odgovor prikazuje koji su sudionici prihvatili pozivnicu za sastanak, a koji nisu odgovorili.
Image -
Ako ste primili usmeno prihvaćanje od sudionika, odaberite Ništa, zatim odaberite Prihvaćeno, Odbijeno, ili je dao Tentative odgovor.
Image - Zatvorite pozivnicu za sastanak kada završite.
Kako dodati osobe na postojeću pozivnicu za sastanak
Možete organizirati sastanak i zatim kasnije pozvati više sudionika (na primjer, ako zaposlite drugog zaposlenika i želite ga dodati na redovite sastanke osoblja). Evo kako pozvati nove sudionike na sastanak koji ste već postavili.
- Pronađite sastanak u svom kalendaru.
- Dvaput kliknite na stavku sastanka.
-
Odaberite karticu Scheduling Assistant > Add Attendees.
Image -
U dijaloškom okviru Odaberite sudionike i resurse odaberite ime sudionika.
Image -
Odaberite ili Obavezno ili Izborno kako biste označili je li sudionik dužan biti na sastanku ili je njegovo prisustvo izborno.
Image -
Odaberi OK.
Image -
Sudionik se sada pojavljuje na popisu Svi sudionici u Pomoćniku za planiranje.
Image -
Odaberi Pošalji ažuriranje.
Image
