Što treba znati
- Prvo organizirajte podatke u jedan Excel list.
- Dalje, u Wordu odaberite Mailings > Pokreni cirkularno pismo > odaberite vrstu. Mailings > Select Recipients > Upotrijebite postojeći popis > Otvorite list.
- Na kraju, spojite polja u Wordu tako da odete na Mailings > Insert Merge Field. Odaberite polje i pritisnite Insert.
Ovaj članak objašnjava kako koristiti značajku spajanja pošte u Microsoft Wordu i Excelu za kombiniranje teksta iz Word dokumenta s dokumentom izvora podataka, kao što je proračunska tablica. Upute u ovom članku odnose se na Word za Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 i Word 2010.
Pripremite podatke za cirkularno pismo
Značajka Word cirkularnih pisama besprijekorno radi s podacima iz Excela. Iako možete stvoriti izvor podataka u Wordu, opcije za korištenje tih podataka su ograničene. Ako imate podatke s popisa za slanje e-pošte u proračunskoj tablici, nije potrebno ponovno upisivati podatke u Wordov izvor podataka.
Možete koristiti bilo koji Excel radni list u Word funkciji spajanja pošte bez posebne pripreme. Međutim, kako biste izbjegli pogreške u procesu spajanja pošte, dobra je ideja organizirati podatke u proračunskoj tablici.
Provjerite jesu li sve promjene koje namjeravate napraviti u proračunskoj tablici dovršene prije nego započnete spajanje pošte. Nakon što je spajanje počelo, bilo kakve promjene mogu uzrokovati pogreške u spajanju.
Organizirajte podatke proračunske tablice
Organizirajte svoje Excel podatke popisa za slanje e-pošte u retke i stupce. Zamislite svaki red kao jedan zapis, a svaki stupac kao polje koje ćete umetnuti u svoj dokument.
- Stavite sve podatke na jedan list: Podaci popisa za slanje e-pošte koje namjeravate koristiti za cirkularno pismo moraju biti na jednom listu. Ako je raspoređen na više listova, kombinirajte listove ili izvedite više spajanja pošte. Također provjerite jesu li listovi jasno imenovani, jer morate odabrati onaj koji namjeravate koristiti, a da ga ne možete vidjeti.
- Stvorite redak zaglavlja: Stvorite redak zaglavlja za list koji namjeravate koristiti za cirkularno pismo. Redak zaglavlja je redak koji sadrži oznake koje identificiraju podatke u ćelijama ispod njega. Da biste Excelu olakšali razlikovanje podataka i oznaka, koristite podebljani tekst, obrube ćelija i sjenčanje ćelija koji su jedinstveni za redak zaglavlja. Također, provjerite odgovaraju li zaglavlja koja odaberete nazivima polja spajanja, što će također smanjiti vjerojatnost pojave pogrešaka.
- Ispravno formatirajte numeričke podatke: Provjerite jesu li stvari poput uličnih brojeva i poštanskih brojeva pravilno oblikovane kako bi se trebale pojaviti nakon završetka spajanja pošte. Netočno oblikovanje brojeva može uzrokovati pogreške u spajanju.
Kako odrediti popis primatelja cirkularnog pisma
Evo kako povezati svoj pripremljeni Excel radni list koji sadrži vašu listu za slanje e-pošte s vašim Word dokumentom:
-
U Wordu otvorite dokument koji ćete koristiti kao predložak za cirkularno pismo. To može biti novi dokument ili postojeći dokument. Odaberite Mailings > Start Mail Merge.
Image -
Odaberite vrstu spajanja koju želite pokrenuti. Vaše mogućnosti su
- Pisma
- Poruke e-pošte
- Omotnice
- Pisma
- Imenik
Ako želite, također možete koristiti čarobnjak za cirkularna pisma za izradu cirkularnih pisama. Za ovaj primjer, proći ćemo kroz korake za ručno stvaranje cirkularnog pisma.
-
Zatim idite na karticu Mailings i odaberite Select Recipients > Upotrijebite postojeći popis.
Image - Idite do i odaberite Excel datoteku koju ste pripremili za cirkularno pismo, zatim odaberite Otvori.
-
Ako Word od vas zatraži, odaberite Sheet1$ > OK.
Ako vaš Excel ima zaglavlja stupaca, potvrdite okvir Prvi red podataka sadrži zaglavlja stupaca.
Stvorite ili uredite dokument cirkularnog pisma
S vašom Excel proračunskom tablicom povezanom s dokumentom za spajanje pošte koji stvarate u Wordu, vrijeme je da uredite svoj Word dokument.
Trenutno ne možete mijenjati svoj izvor podataka u Excelu. Za izmjene podataka zatvorite dokument u Wordu prije otvaranja izvora podataka u Excelu.
Umetnite polja za spajanje u svoj dokument
U Wordu odaberite Mailings > Insert Merge Field za povlačenje informacija iz proračunske tablice u dokument. Odaberite polje koje želite dodati (ime, prezime, grad, država ili drugo), zatim odaberite Insert.
Pogledajte dokumente cirkularnog pisma
Word ne prenosi oblikovanje iz izvora podataka prilikom umetanja polja za spajanje u dokument. Ako želite primijeniti oblikovanje kao što je kurziv, podebljano ili podcrtano, učinite to u Wordu.
Kada pregledavate dokument s poljima, odaberite dvostruke strelice s obje strane polja na koje želite primijeniti oblikovanje. Kada gledate spojene podatke u dokumentu, označite tekst koji želite promijeniti.
Sve promjene oblikovanja prenose se kroz sve spojene dokumente, a ne samo u dokument za spajanje u kojem ste to promijenili.
Pregled spojenih dokumenata
Za pregled spojenih dokumenata idite na Mailings > Pregled rezultata. Ovaj gumb radi poput prekidača, pa ako se želite vratiti na pregled samo polja, a ne i podataka koje sadrže, pritisnite ga ponovno.
Krećite kroz spojene dokumente pomoću gumba na kartici Pošta. Oni su, slijeva na desno: Prvi zapis, Prethodni zapis, Idi na zapis,Sljedeći zapis i Posljednji zapis.
Prije nego što spojite dokumente, pregledajte ih sve ili onoliko koliko možete, kako biste potvrdili da je sve ispravno spojeno. Obratite posebnu pozornost na interpunkciju i razmake oko spojenih podataka.
Dovršite dokument cirkularnog pisma
Kada ste spremni za spajanje dokumenata, imate dva izbora:
- Ispis dokumenata: Spojite dokumente na pisač. Ako odaberete ovu opciju, dokumenti se šalju na pisač bez ikakvih izmjena. Da biste to učinili, odaberite Mailings> Finish & Merge > Print Documents.
- Uređivanje pojedinačnih dokumenata: Ako trebate personalizirati neke ili sve dokumente (alternativa je dodavanje polja za bilješku u izvor podataka za personalizirane bilješke) ili napravite druge promjene prije ispisa, uredite svaki pojedinačni dokument. Da biste to učinili, odaberite Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents
Koju god metodu odaberete, prikazat će vam se dijaloški okvir u kojem možete reći Wordu da spoji sve zapise, trenutni zapis ili niz zapisa. Odaberite zapise koje želite ispisati, zatim odaberite OK.
Ako želite spojiti raspon, unesite početni broj i konačni broj za zapise koje želite uključiti u spajanje, zatim odaberite OK.
