Ključni podaci za van
- Radnici često obavljaju više zadataka na sastancima, a šanse za to rastu kako se sastanak oduži.
- Međutim, nije svaki multitasking loš, a "pozitivan multitasking" može poboljšati produktivnost.
- Platforme za daljinski rad mogle bi dodati nove značajke koje potiču radnike na zadatke relevantne za sastanak.
Ako radite na daljinu, postoji dobra šansa da ste tijekom sastanka prošlog tjedna obavljali više zadataka istovremeno - i jedva da ste sami.
Novi dokument koji je izdao Microsoft stavlja brojke na problem. Dok je multitasking bio rijedak na kratkim, malim sastancima, porastao je na gotovo univerzalne razine na sastancima koji su trajali više od sat vremena. Međutim, nisu sve loše vijesti: rad, koji se fokusirao na korištenje Microsoft Teamsa, predlaže nekoliko načina na koje radnici mogu poboljšati svoju usredotočenost.
"FocusAssist za Windows već je isporučen i mogao bi biti od velike pomoći", rekla je putem e-pošte dr. Mary Czerwinski, partner istraživač i voditelj istraživanja u Microsoftu. "Planiranje vremena fokusiranja putem Cortane još je jedna dostupna opcija u Outlooku."
Što radi udaljeni radnik?
Obavljanje više zadataka na sastanku često se smatra nepristojnim ili kontraproduktivnim, a časopis je otkrio da se to ponekad pokazalo točnim. Međutim, istraživači tvrde da je to složenije. Nije svaki multitasking negativan i alati se mogu koristiti za usmjeravanje udaljenih radnika prema pozitivnim rezultatima.
Sudionici su detaljno opisali prednosti pozitivnog multitaskinga u anonimnom dnevniku. "Manje su me frustrirali sastanci koji mi nisu bili od velike koristi", rekao je jedan.
Drugi su rekli da cijene izbor da obrate veliku pozornost kada je to potrebno, a zatim se usredotoče negdje drugdje kada nije. Sudionici su rekli da im je multitasking pomogao pronaći informacije, poput povezanih datoteka ili razmjene e-pošte, relevantne za sastanak.
… 80-minutni maraton koji izaziva stenjanje ima više od šest puta veću vjerojatnost da će potaknuti obavljanje više zadataka istovremeno.
Dr. Czerwinski je rekao da udaljeni radnici koji koriste Microsoft Teams ili Windows mogu koristiti Focus Assist i Focus Time kako bi uklonili smetnje koje nisu bitne za sastanak i izdvojili vrijeme za fokusiranje na određene zadatke. Dokument daje prednost svakom alatu koji gura u stranu vanjske zahtjeve za pažnjom radnika dok su na sastanku.
Nove, bolje značajke u platformama za daljinski rad mogle bi ići i dalje u poticanju pozitivne multitaskinga. U radu se predlaže "način fokusiranja" specifičan za sastanak kako bi se radnicima pomoglo da obavljaju više zadataka istovremeno na načine relevantne za sastanak, poput otvaranja e-pošte ili datoteka u sučelju sastanka umjesto u drugom prozoru ili programu. To bi potaknulo pozitivan multitasking dok bi se uklonile smetnje koje se nalaze u drugim programima.
Istraživači također predlažu poboljšane alate za dnevni red koji radnicima omogućuju rano napuštanje sastanaka ili pridruživanje usred sastanka ako su samo dijelovi sastanka relevantni. Ovo bi se moglo boriti protiv najvećeg neprijatelja svake pozornosti: dugih, dosadnih sastanaka.
Radnici na daljinu druže se na dugim sastancima
Višezadaćnost nije bila osobito uobičajena kada su svi sastanci agregirani: oko 30% sastanaka uključivalo je višezadaćnost e-pošte, a otprilike 24% je vidjelo višezadaćnost datoteka.
Ali to se promijenilo s trajanjem. Nije iznenađujuće da su sastanci kraći od 20 minuta pokazali nekoliko slučajeva multitaskinga, ali su se ubrzali šokantnom brzinom kao lijek za sastanke.
Sastanak u trajanju od 20 do 40 minuta imao je gotovo dvostruko veću vjerojatnost da će natjerati sudionike da traže drugi posao, a 80-minutni maraton koji izaziva stenjanje imao je više od šest puta veću vjerojatnost da će radnici biti ometeni.
Veličina sastanka - kao i broj prisutnih - također je bila ključna. Sastanci jedan na jedan najmanje su poticali multitasking, a treća osoba gotovo da nije promijenila rezultat. Ali ulazak u druge zadatke postao je vjerojatan kako se više lica pojavljivalo u videopozivu. Multitasking je dvostruko vjerojatniji na sastanku s 10 ili više ljudi.
Jedan sudionik opisao je motivaciju koja se može povezati. "Na velikim sastancima, kao što su gradske vijećnice, imam tendenciju stati i zapravo slušati kada se govori nešto zanimljivo", rekao je sudionik. "Ostalo vrijeme, čini se da se uopće ne fokusiram na posao."
Podaci uključuju još jedan slabiji, ali iznenađujući rezultat: zakazani sastanci su loša vijest. Planirani sastanak imao je oko jedan i pol puta veću vjerojatnost da će potaknuti obavljanje više zadataka istovremeno nego ad hoc sastanak. Od zakazanih sastanaka, sastanci koji se ponavljaju bili su najplodnije tlo za odvraćanje pažnje.
"Način na koji su udaljeni sastanci zakazani i strukturirani značajno je povezan s time kada i u kojoj mjeri ljudi dijele svoju pažnju", zaključuje se u radu. Dakle, prije nego što pritisnete Pošalji na jednosatnoj pozivnici za sastanak, razmislite ponovo - osim ako ne želite dati suradnicima vremena da očiste svoju pristiglu poštu.
