Gubitak važnih dokumenata na čije ste stvaranje potrošili toliko vremena je frustrirajuće, pogotovo ako ste poput većine korisnika koji dokumente stvaraju izravno na računalu i nemaju prednost rukom pisane kopije.
Evo šest načina da svoje dokumente obrađene tekstom zaštitite.
Nikada ne spremajte svoje dokumente na svoj OS pogon
Iako većina programa za obradu teksta sprema vaše datoteke u mapu Moji dokumenti, ovo je najgore mjesto za njih. Bilo da se radi o virusu ili kvaru softvera, većina računalnih problema utječe na operativni sustav, a često je jedino rješenje ponovno formatiranje pogona i ponovna instalacija operativnog sustava. U tom će slučaju sve na disku biti izgubljeno.
Instaliranje drugog tvrdog diska na vaše računalo je relativno jeftin način rješavanja ovog problema. Drugi unutarnji tvrdi disk neće biti pogođen ako je operativni sustav oštećen, a čak se može instalirati na drugo računalo ako trebate kupiti novi.
Ako ste skeptični oko instaliranja drugog internog pogona, vanjski tvrdi disk je izvrsna opcija. Vanjski pogon se može priključiti na bilo koje računalo u bilo kojem trenutku tako da se priključi u USB ili FireWire priključak. Mnogi vanjski pogoni također imaju dodatnu pogodnost izrade sigurnosnih kopija jednim dodirom ili planiranog sigurnosnog kopiranja; vi određujete mape i raspored, a softver će se pobrinuti za ostalo.
Donja crta
Pohranjivanje datoteka na mjesto koje nije vaš operativni sustav nije dovoljno; morate redovito stvarati sigurnosne kopije svojih datoteka. Povećajte izglede da ćete moći dohvatiti datoteku tako što ćete imati drugu sigurnosnu kopiju. Ako su podaci važni, razmislite o pohranjivanju sigurnosne kopije u vatrootporni trezor.
Čuvajte se privitaka e-pošte
Čak i ako ste sigurni da ne sadrže viruse, privici e-pošte mogu uzrokovati gubitak podataka. Na primjer, ako primite dokument s istim nazivom kao onaj na vašem disku, a vaš softver za e-poštu je postavljen da sprema privitke na isto mjesto, riskirate da prebrišete datoteku koja je već tamo. To se često događa kada surađujete na dokumentu, a kolege šalju ažuriranja putem e-pošte.
Postavite svoj program za e-poštu da sprema privitke na jedinstvenu lokaciju ili, osim toga, dvaput razmislite prije nego što spremite privitak e-pošte na svoj tvrdi disk.
Čuvajte se korisničke pogreške
Iskoristite zaštitne mjere uključene u vaš program za obradu teksta, kao što su značajke kreiranja verzija i praćenih promjena. Uobičajen način na koji korisnici gube podatke je kad uređuju dokument i slučajno izbrišu dijelove. Nakon što se dokument spremi, dijelovi koji su promijenjeni ili izbrisani gube se osim ako niste omogućili značajke koje pohranjuju promjene umjesto vas.
Ako se ne želite baviti naprednim značajkama, upotrijebite F12 tipku prije nego počnete raditi kako biste datoteku spremili pod drugim imenom. Nije tako organizirana kao neke druge metode, ali je korisna metoda.
Idite u oblak
Pohranjivanje datoteka i njihovih sigurnosnih kopija u oblak postaje sve češće. Pohrana u oblaku nudi mnoge prednosti, kao što je velikodušna raspodjela prostora, jednostavnost korištenja, pristup s bilo kojeg mjesta i s kojeg god uređaja upotrebljavali te pouzdanost.
Usluge za pohranu u oblaku sigurnosno kopiraju svoje poslužitelje, tako da postoji dvostruki sloj zaštite za datoteke pohranjene na ovaj način. Iz tih je razloga pohrana u oblaku sve više najbolja opcija za većinu ljudi.
Postoji nekoliko uobičajenih besplatnih opcija:
- Google Drive nudi 15 GB uz svaki Google račun.
- Korisnici Maca dobivaju 5 GB uz iCloud, koji je ugrađen u svaki Apple uređaj.
- Microsoft pruža 5 GB prostora uz OneDrive, koji dolazi s Microsoft 365 i Xbox računima.
Ako trebate više prostora za pohranu, gore navedene usluge nude opcije koje se plaćaju, kao i druge tvrtke za pohranu u oblaku.
Čuvajte tiskane kopije svojih dokumenata
To vas neće spriječiti da morate ponovno tipkati i formatirati svoj dokument, ali zadržavanje ispisane kopije važnog dokumenta barem će osigurati da imate sadržaj datoteke, a to je bolje nego da nemate ništa.
