Što treba znati
- Koristite minijature: Idite na File > Info > Properties > Napredna svojstva > Sažetak i označite Spremi sličice za sve Wordove dokumente.
- Ažuriraj svojstva: Idite na File > Info > Properties > Napredna svojstva > Sažetak. Unesite komentare, ključne riječi i druge informacije.
- Ostali savjeti: Stvorite mape za spremanje i sortiranje svojih Word datoteka i koristite dosljedan sustav imenovanja datoteka za brzo pronalaženje datoteka koje želite.
Ovaj članak nudi prijedloge za organiziranje vaših Microsoft Word datoteka. Upute se odnose na Word 2019 do 2010 i Word za Microsoft 365.
Spremi sve Word datoteke sa sličicama
Spremanje Word datoteka sa slikom pregleda ili minijaturom olakšava prepoznavanje dokumenta koji vam je potreban bez otvaranja.
Da biste spremili sve Wordove dokumente s pretpregledom ili sličicom:
-
U programu Microsoft Word otvorite prazan ili postojeći dokument, zatim idite na karticu Datoteka.
Image -
Odaberi Informacije.
Image -
Odaberite Svojstva padajuću strelicu i odaberite Napredna svojstva.
Image -
U dijaloškom okviru Svojstva idite na karticu Sažetak.
Image -
Odaberite potvrdni okvir Spremi sličice za sve Wordove dokumente.
Image -
Odaberi OK.
Image
Ažuriraj svojstva Word dokumenta
Ako radite s nekoliko Word dokumenata koji imaju slična imena i lokacije, koristite značajku svojstava Word dokumenta.
-
Otvorite dokument kojem želite dodati opisna svojstva, zatim idite na karticu Datoteka.
Image -
Odaberi Informacije.
Image -
Odaberite Svojstva padajuću strelicu i odaberite Napredna svojstva.
Image -
U dijaloškom okviru Svojstva idite na karticu Sažetak.
Image -
Unesite komentare, ključne riječi, kategorije, naslov i informacije o temi kako biste lakše razlikovali svoje datoteke.
Image - Odaberite OK za primjenu promjena i zatvaranje dijaloškog okvira. Kada dođe vrijeme za pretraživanje, Word može pronaći točno ono što vam treba.
Napravite mape na svom računalu i koristite ih
Postavite jednu mapu za svoje Word dokumente i nazovite je nečim što nećete zaboraviti, kao što je MyWordDocs Napunite je mapama s nazivima na način koji vama ima smisla, i koristite ove mape za spremanje i sortiranje vaših Word datoteka. Ako, na primjer, pravite tjedne bilješke sa sastanka, napravite mapu za te bilješke i u nju uključite dodatne mape mjesecima ili godinama.
Ako na računalu imate godine Word dokumenata i nemate vremena otvoriti svaki i odlučiti hoćete li ga zadržati ili ne, napravite mapu za svaku godinu i premjestite dokumente u te mape. Ovo je dobar način za pohranjivanje starijih datoteka dok ne budete imali vremena organizirati datoteke na način koji vam odgovara.
Koristite dosljedni sustav imenovanja datoteka
Uspostavite sustav imenovanja za brzo pronalaženje datoteka koje želite. Postoji mnogo načina za imenovanje datoteka. Odaberite sustav imenovanja i dosljedno ga koristite.
Evo nekoliko prijedloga:
- U naziv datoteke uključite vrstu dokumenta, na primjer, ugovor, najam ili bilten. Na ovaj način možete pogledati naziv datoteke da pronađete datoteku.
- Naziv datoteke započnite imenom klijenta (ili prezimenom primatelja ako su dokumenti slova).
- Uključite datum u naziv datoteke.
Ne žurite
Ako na tvrdom disku vašeg računala nema dovoljno prostora za pohranu, nemojte se odjednom uhvatiti u koštac sa svojim organizacijskim zadacima. Podijelite posao na dijelove kojima se može upravljati i provedite 15 minuta dnevno radeći na njemu.
Dok organizirate Word datoteke na svom računalu, stavite svaku datoteku u jednu od mapa koje ste napravili, napravite novu mapu ili izbrišite datoteke koje vam više ne trebaju. Ako niste sigurni što učiniti s datotekom, stavite je u mapu pod nazivom HoldUntilDate i odaberite datum u budućnosti da ako do tada ne otvorite mapu Bit će ugodno ako to izbrišete.
Koje god vrste mapa napravili, stavite ih u glavnu mapu programa Word, tako da ćete znati gdje tražiti.
