Što treba znati
- Prije digitalizacije datoteka, stvorite mape i podmape za organiziranje datoteka.
- Provjerite podržava li skener ili pisač softver za optičko prepoznavanje znakova (OCR) i imate li instaliran OCR softver.
- Proces se razlikuje ovisno o tome želite li skenirati dokument na Macu ili skenirati dokument na Windows.
Digitalizacija papirnatih dokumenata može pomoći pri organiziranju vaše važne papirologije. Digitalne datoteke, uključujući PDF-ove, mogu se pretvoriti u datoteke koje se mogu pretraživati pomoću softvera za optičko prepoznavanje znakova (OCR) koji obično dolazi s pisačem. To znači da vaši podaci ne zauzimaju prostor i da ih je lakše pronaći. Također, možete spremiti svoje digitalne datoteke na CD ili DVD, na flash disk, u mrežnu pohranu. Evo kako organizirati svoje skenirane dokumente.
Kako koristiti skener za organiziranje
Evo nekoliko koraka koje možete poduzeti da organizirate svoj posao ili dom pomoću skenera. Trebat će vam skener dokumenata da bi ovo uspjelo. Ne mora biti skup ili otmjen. Ako ga nemate, počnite s ovim recenzijama skenera fotografija i skenera dokumenata za neke najbolje kupnje.
Ako ne želite zasebni skener, jeftini višenamjenski pisač će obaviti posao.
-
Prođite kroz svoju papirologiju i odlučite što možete digitalizirati, a što možete sigurno baciti.
Ovo će vjerojatno potrajati neko vrijeme. Radite u malim koracima ako je potrebno.
-
Prije digitalizacije datoteka, stvorite mape i podmape za pohranjivanje datoteka. Razmislite o kategorijama koje trebate i postavite mapu za svaku. Stavite račune kreditne kartice u jednu mapu, papirologiju osiguranja automobila u drugu. Telefonski računi, računi za kupovinu namirnica, računi za popravke u kući i tako dalje mogu se staviti u zasebne mape. Unutar svake mape stvorite podmape za svaku godinu (ili mjesec). Lakše je započeti s organiziranim sustavom i dodati novu dokumentaciju u pravu datoteku nego preuređivati sustav svaki put kada se skenira novi račun.
Da biste stvorili novu mapu u sustavu Windows, desnom tipkom miša kliknite radnu površinu i odaberite Novo > Mapa Ponovite ovaj korak dok ste unutar nove folder za stvaranje podmape. Za izradu nove mape na Macu odaberite File > New Folder ili pritisnite Shift+ Naredba +N
-
Provjerite je li skener ili pisač isporučen sa softverom za optičko prepoznavanje znakova (OCR). To vam omogućuje skeniranje dokumenata u PDF format i uređivanje datoteka. Postoji dobra šansa da je na vašem Windows računalu instaliran pristojan OCR softver.
Ako OCR softver nije instaliran na vašem računalu, ABBYY FineReader i Adobe Acrobat Pro DC su popularan izbor.
-
Vrijeme je za skeniranje vaših dokumenata. Točno kako ćete to učiniti ovisi o vrsti skenera i softvera koji koristite.
Lifewire ima vodiče za skeniranje dokumenata na Windowsima i Macu.
-
Kada završite s digitalizacijom dokumenata, nastavite s fizičkom papirologijom. Obavezno automatski skenirajte dokumente svaki put kada dobijete nove račune ili papirologiju. Inače će se papiri ponovno početi gomilati.
