Kada imate velike količine podataka, može biti neodoljivo ako nisu ispravno poredani u vašoj radnoj knjizi. Naučite različite metode sortiranja podataka u Excelu kako biste postali produktivniji i kako biste lakše upravljali proračunskim tablicama.
Upute u ovom članku odnose se na Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel za Microsoft 365, Excel Online i Excel za Mac.
Odaberite podatke za sortiranje
Prije nego što se podaci mogu sortirati, Excel mora znati točan raspon koji treba sortirati. Excel će odabrati područja povezanih podataka sve dok podaci ispunjavaju ove uvjete:
- Nema praznih redaka ili stupaca u području povezanih podataka.
- Prazni retci i stupci su između područja povezanih podataka.
Excel utvrđuje ima li područje podataka nazive polja i isključuje redak iz zapisa koje treba sortirati. Dopuštanje Excelu da odabere raspon koji će se sortirati može biti riskantno, osobito s velikim količinama podataka koje je teško provjeriti.
Kako biste bili sigurni da su odabrani točni podaci, označite raspon prije početka sortiranja. Ako će se isti raspon više puta sortirati, najbolji pristup je dati mu naziv.
Ključ sortiranja i redoslijed sortiranja u Excelu
Sortiranje zahtijeva korištenje ključa za sortiranje i redoslijed sortiranja. Ključ sortiranja je podatak u stupcu ili stupcima koje želite sortirati, a identificiran je naslovom stupca ili nazivom polja. Na slici ispod, mogući ključevi za sortiranje su ID studenta, ime, dob, program i mjesec početka.
Brzo sortiranje podataka
Za brzo sortiranje odaberite jednu ćeliju u stupcu koji sadrži ključ sortiranja. Zatim odaberite kako želite sortirati podatke. Evo kako:
- Odaberite ćeliju u stupcu koji sadrži ključ za sortiranje.
- Odaberi Početna.
- Odaberite Sortiraj i filtriraj za otvaranje padajućeg izbornika opcija sortiranja.
- Odaberite kako želite poredati podatke. Odaberite uzlazni ili silazni redoslijed.
Kada koristite Sortiraj i filtriraj, opcije redoslijeda sortiranja na padajućem popisu mijenjaju se ovisno o vrsti podataka u odabranom rasponu. Za tekstualne podatke, opcije su Sortiraj od A do Z i Sortiraj od Z do A. Za numeričke podatke, opcije su Sortiraj od najmanjeg prema najvećem i Poredaj od najvećeg do najmanjeg.
Sortiraj više stupaca podataka u Excelu
Osim izvođenja brzog sortiranja na temelju jednog stupca podataka, Excelova značajka prilagođenog sortiranja omogućuje vam sortiranje na više stupaca definiranjem više ključeva sortiranja. Kod razvrstavanja s više stupaca, ključevi za razvrstavanje identificiraju se odabirom naslova stupaca u dijaloškom okviru Sortiraj.
Kao i kod brzog razvrstavanja, ključevi za razvrstavanje definirani su identificiranjem naslova stupaca ili naziva polja u tablici koja sadrži ključ za razvrstavanje.
Primjer sortiranja u više stupaca
U donjem primjeru, podaci u rasponu od A2 do E12 sortirani su u dva stupca podataka. Podaci se prvo sortiraju po imenu, a zatim po dobi.
Za sortiranje više stupaca podataka:
- Označite raspon ćelija za sortiranje. U ovom primjeru odabrane su ćelije A2 do E12.
- Odaberi Početna.
- Odaberite Sortiraj i filtriraj za otvaranje padajućeg popisa.
- Odaberite Prilagođeno sortiranje za otvaranje dijaloškog okvira za sortiranje.
- Stavite kvačicu pokraj Moji podaci imaju zaglavlja.
- Pod naslovom Stupac odaberite strelicu prema dolje Sortiraj po i odaberite Ime s padajućeg popisa da prvo sortirate podatke po stupcu Naziv.
- Pod naslovom Sortiraj po ostavite postavku kao Vrijednosti ćelija. Sortiranje se temelji na stvarnim podacima u tablici.
- Pod naslovom Narudžba odaberite strelicu prema dolje i odaberite Z do A za sortiranje podataka o nazivu silaznim redoslijedom.
- Odaberite Dodaj razinu za dodavanje druge opcije sortiranja.
- Pod naslovom Stupac odaberite Zatim strelicom prema dolje i odaberite Dob za sortiranje zapisa s dvostrukim imenima prema stupcu Dob.
- Pod naslovom Redoslijed, odaberite Od najvećeg do najmanjeg s padajućeg popisa za sortiranje podataka o dobi prema silaznom redoslijedu.
- Odaberite OK za zatvaranje dijaloškog okvira i sortiranje podataka.
Kao rezultat definiranja drugog ključa sortiranja, prikazanog u donjem primjeru, dva zapisa s identičnim vrijednostima za polje Ime sortiraju se silaznim redoslijedom pomoću polja Dob. To je rezultiralo rekordom za studenta Wilsona J., 21 godina, prije rekorda za Wilson P., 19 godina.
Prvi redak: naslovi stupaca ili podaci
Raspon podataka odabranih za sortiranje u gornjem primjeru uključivao je naslove stupaca iznad prvog reda podataka. Ovaj redak sadrži podatke koji se razlikuju od podataka u sljedećim redcima. Excel je utvrdio da prvi redak sadrži naslove stupaca i prilagodio dostupne opcije u dijaloškom okviru Sortiraj da ih uključi.
Excel koristi oblikovanje kako bi odredio sadrži li red naslove stupaca. U gornjem primjeru, naslovi stupaca razlikuju se fontom od podataka u ostalim redcima.
Ako prvi redak ne sadrži naslove, Excel koristi slovo stupca (kao što je stupac D ili stupac E) kao izbor u opciji stupca u dijaloškom okviru Sortiraj.
Excel koristi ovu razliku kako bi odredio je li prvi red red naslova. Ako Excel pogriješi, dijaloški okvir Sortiraj sadrži potvrdni okvir Moji podaci imaju zaglavlja koji poništava ovaj automatski odabir.
Sortiraj podatke po datumu ili vremenu u Excelu
Osim sortiranja tekstualnih podataka abecednim redom ili brojeva od najvećih prema najmanjim, Excelove opcije sortiranja uključuju sortiranje datumskih vrijednosti. Dostupni redoslijedi sortiranja dostupni za datume uključuju:
- Razlazno: od najstarijeg prema najnovijem.
- Silazni redoslijed: od najnovijeg do najstarijeg.
Dijaloški okvir za brzo sortiranje u odnosu na sortiranje
Datumi i vremena koji su oblikovani kao brojčani podaci, kao što je Datum posudbe u gornjem primjeru, koriste metodu brzog sortiranja za sortiranje u jednom stupcu. Za sortiranja koja uključuju više stupaca datuma ili vremena, koristite dijaloški okvir Sortiraj na isti način kao sortiranje više stupaca brojčanih ili tekstualnih podataka.
Primjer sortiranja po datumu
Za brzo sortiranje po datumu uzlaznim redoslijedom, od najstarijeg prema najnovijem:
- Označite raspon ćelija za sortiranje. Da biste slijedili gornji primjer, označite ćelije G2 do K7.
- Odaberi Početna.
- Odaberite Sortiraj i filtriraj za otvaranje padajućeg popisa.
- Odaberite Prilagođeno sortiranje za otvaranje dijaloškog okvira za sortiranje.
- Pod naslovom stupca odaberite Sortiraj po strelicu prema dolje i odaberite Posuđeno da prvo sortirate podatke prema datumu posudbe.
- Pod naslovom Sortiraj po odaberite Vrijednosti ćelija. Sortiranje se temelji na stvarnim podacima u tablici.
- Pod naslovom Redoslijed sortiranja odaberite Od najstarijeg do najnovijeg s padajućeg popisa.
- Odaberite OK u dijaloškom okviru za zatvaranje dijaloškog okvira i sortiranje podataka.
Ako rezultati razvrstavanja po datumu ne budu očekivani, podaci u stupcu koji sadrži ključ za razvrstavanje mogu sadržavati datume ili vremena pohranjene kao tekstualne podatke, a ne kao brojeve (datumi i vremena samo su formatirani brojčani podaci).
Mješoviti podaci i brza sortiranja
Kada koristite metodu brzog sortiranja, ako su zapisi koji sadrže tekstualne i brojčane podatke pomiješani, Excel razvrstava brojčane i tekstualne podatke odvojeno postavljajući zapise s tekstualnim podacima na dno sortiranog popisa.
Excel također može uključiti naslove stupaca u rezultate razvrstavanja, tumačeći ih samo kao još jedan red tekstualnih podataka, a ne kao nazive polja za podatkovnu tablicu.
Upozorenje o mogućem sortiranju
Ako se koristi dijaloški okvir Sortiraj, čak i za sortiranje u jednom stupcu, Excel može prikazati poruku koja vas upozorava da je naišao na podatke pohranjene kao tekst i daje vam izbor za:
- Sortiraj sve što izgleda kao broj kao broj.
- Sortiraj brojeve i brojeve pohranjene kao tekst zasebno.
Ako odaberete prvu opciju, Excel pokušava smjestiti tekstualne podatke na ispravno mjesto rezultata sortiranja. Odaberite drugu opciju i Excel postavlja zapise koji sadrže tekstualne podatke na dno rezultata sortiranja, baš kao što to čini s brzim sortiranjem.
Sortiraj podatke po danima u tjednu ili po mjesecima u Excelu
Također možete sortirati podatke po danima u tjednu ili po mjesecima u godini koristeći isti ugrađeni prilagođeni popis koji Excel koristi za dodavanje dana ili mjeseci na radni list pomoću ručke za popunjavanje. Ovi popisi omogućuju sortiranje po danima ili mjesecima kronološki, a ne abecednim redom.
Kao i kod drugih opcija sortiranja, sortiranje vrijednosti prema prilagođenom popisu može se prikazati uzlaznim (od nedjelje do subote ili od siječnja do prosinca) ili silaznim redoslijedom (od subote do nedjelje ili od prosinca do siječnja).
Na gornjoj slici slijede sljedeći koraci za sortiranje uzorka podataka u rasponu od A2 do E12 po mjesecima u godini:
- Označite raspon ćelija za sortiranje.
- Odaberi Početna.
- Odaberite Sortiraj i filtriraj za otvaranje padajućeg popisa.
- Odaberite Prilagođeno sortiranje za otvaranje dijaloškog okvira za sortiranje.
- Pod naslovom stupca odaberite Početak mjeseca s padajućeg popisa za sortiranje podataka prema mjesecima u godini.
- Pod naslovom Sortiraj po odaberite Vrijednosti ćelije. Sortiranje se temelji na stvarnim podacima u tablici.
- Pod naslovom Narudžba odaberite strelicu prema dolje pokraj zadane opcije od A do Z da biste otvorili padajući izbornik.
- Odaberite Custom List za otvaranje dijaloškog okvira Custom Lists.
- U lijevom prozoru dijaloškog okvira odaberite Siječanj, veljača, ožujak, travanj.
- Odaberite OK za potvrdu odabira i povratak na dijaloški okvir Sortiraj.
- Odabrani popis (siječanj, veljača, ožujak, travanj) prikazuje se pod naslovom Narudžba.
- Odaberite OK za zatvaranje dijaloškog okvira i sortiranje podataka po mjesecima u godini.
Prema zadanim postavkama, prilagođeni popisi se prikazuju samo uzlaznim redoslijedom u dijaloškom okviru Prilagođeni popisi. Za sortiranje podataka silaznim redoslijedom pomoću prilagođenog popisa nakon odabira željenog popisa tako da se prikazuje pod naslovom Redoslijed u dijaloškom okviru Sortiraj:
- Odaberite strelicu prema dolje pokraj prikazanog popisa, kao što je siječanj, veljača, ožujak, travanj za otvaranje padajućeg izbornika.
- U izborniku odaberite opciju prilagođenog popisa koja se prikazuje silaznim redoslijedom, kao što je prosinac, studeni, listopad, rujan.
- Kliknite OK za sortiranje podataka silaznim redoslijedom pomoću prilagođenog popisa.
Sortiraj po recima da promijeniš redoslijed stupaca u Excelu
Kao što je prikazano s prethodnim opcijama sortiranja, podaci se obično sortiraju pomoću naslova stupaca ili naziva polja. Rezultat je promjena redoslijeda cijelih redaka ili zapisa podataka. Manje poznata i stoga rjeđe korištena opcija sortiranja u Excelu je sortiranje po redu, što ima učinak preuređivanja redoslijeda stupaca slijeva nadesno na radnom listu.
Jedan od razloga za sortiranje po redu je podudaranje redoslijeda stupaca između različitih tablica podataka. Sa stupcima u istom redoslijedu slijeva na desno, lakše je uspoređivati zapise ili kopirati i premještati podatke između tablica.
Prilagodite redoslijed stupaca
Međutim, postavljanje stupaca ispravnim redoslijedom vrlo je rijetko jednostavan zadatak zbog ograničenja opcija uzlaznog i silaznog redoslijeda za vrijednosti. Obično je potrebno koristiti prilagođeni redoslijed sortiranja, a Excel uključuje opcije za sortiranje po ćeliji ili boji fonta ili ikonama uvjetnog oblikovanja.
Najlakši način da Excelu odredite redoslijed stupaca je dodavanje retka iznad ili ispod podatkovne tablice koji sadrži brojeve koji označavaju redoslijed stupaca slijeva na desno. Sortiranje po redovima tada postaje jednostavna stvar sortiranja stupaca od najmanjih do najvećih prema retku koji sadrži brojeve.
Nakon što je sortiranje gotovo, dodani redak brojeva može se lako izbrisati.
Primjer sortiranja po redovima
U uzorku podataka korištenom za ovu seriju o opcijama sortiranja u Excelu, stupac ID učenika uvijek je bio prvi s lijeve strane, nakon njega ime, a zatim dob.
U ovom slučaju, kao što je prikazano na gornjoj slici, brojevi su dodani stupcima kako bi se radni list pripremio za promjenu redoslijeda stupaca tako da je stupac Program prvi s lijeve strane, a zatim Početak mjeseca, Ime, Dob, i studentsku iskaznicu.
Evo kako promijeniti redoslijed stupaca:
- Umetnite prazan redak iznad retka koji sadrži nazive polja.
- U ovaj novi red unesite sljedeće brojeve slijeva nadesno počevši od stupca A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Označite raspon koji želite sortirati. U ovom primjeru označite A2 do E13.
- Odaberi Početna.
- Odaberite Sortiraj i filtriraj za otvaranje padajućeg popisa.
- Odaberite Prilagođeno sortiranje za otvaranje dijaloškog okvira za sortiranje.
- Odaberite Opcije za otvaranje dijaloškog okvira Mogućnosti sortiranja.
- U odjeljku Orijentacija odaberite Sortiraj slijeva nadesno za sortiranje redoslijeda stupaca slijeva nadesno na radnom listu.
- Odaberite OK za zatvaranje dijaloškog okvira Mogućnosti sortiranja.
- S promjenom orijentacije, zaglavlje stupca u dijaloškom okviru Sortiraj mijenja se u red.
- Odaberite Sortiraj strelicom dolje i odaberite Red 2. Ovo je red koji sadrži prilagođene brojeve.
- Pod naslovom Sortiraj po odaberite Vrijednosti ćelija.
- Pod naslovom Redoslijed odaberite Od najmanjeg do najvećeg s padajućeg popisa kako biste brojeve u retku 2 poredali uzlaznim redoslijedom.
- Odaberite OK za zatvaranje dijaloškog okvira i sortiranje stupaca slijeva nadesno prema brojevima u retku 2.
- Redoslijed stupaca počinje s programom nakon čega slijedi početak mjeseca, ime, dob i ID učenika.
Koristite Excelove opcije prilagođenog sortiranja za promjenu redoslijeda stupaca
Iako su prilagođena sortiranja dostupna u dijaloškom okviru Sortiraj u Excelu, ove opcije nisu jednostavne za korištenje kada je u pitanju promjena redoslijeda stupaca na radnom listu. Opcije za kreiranje prilagođenog redoslijeda sortiranja dostupne u dijaloškom okviru Sortiraj su sortiranje podataka prema boji ćelije, boji fonta i ikoni.
Osim ako na svaki stupac već nije primijenjeno jedinstveno oblikovanje, kao što su različiti fontovi ili boje ćelija, to oblikovanje treba dodati pojedinačnim ćelijama u istom retku da bi se svaki stupac promijenio u redoslijedu.
Na primjer, za korištenje boje fonta za promjenu redoslijeda stupaca:
- Odaberite naziv svakog polja i promijenite boju fonta za svako. Na primjer, promijenite program u crvenu, početak mjeseca u zelenu, ime u plavu, dob u narančastu i studentsku iskaznicu u ljubičastu.
- U dijaloškom okviru Sortiraj, odaberite Sortiraj po i odaberite Red 2.
- Pod naslovom Sortiraj po odaberite Boja fonta.
- Pod naslovom Redoslijed, ručno postavite redoslijed boja naziva polja tako da odgovaraju željenom redoslijedu stupaca.
- Nakon sortiranja, poništite boju fonta za svaki naziv polja.
