Excel nema mogućnosti upravljanja podacima kao programi za relacijske baze podataka kao što su SQL Server i Microsoft Access. Međutim, ono što može učiniti je služiti kao jednostavna baza podataka koja ispunjava zahtjeve za upravljanje podacima.
U Excelu podaci su organizirani pomoću redaka i stupaca na radnom listu. Značajka tablice olakšava unos, uređivanje i rukovanje podacima.
Ove se upute odnose na Excel verzije 2019, 2016, 2013, 2010 i Excel za Microsoft 365.
Uvjeti baze podataka: Zapisi i polja
Baza podataka je zbirka povezanih informacija pohranjenih u jednoj ili više računalnih datoteka. Podaci su često organizirani u tablice na takav način da se mogu lako ažurirati, sortirati, ispravljati i filtrirati.
Jednostavna baza podataka, kao što je Excel, sadrži sve informacije o jednoj temi u jednoj tablici. Relacijske baze podataka, s druge strane, sastoje se od mnogo tablica od kojih svaka sadrži informacije o različitim, ali povezanim temama.
Zapisi
U terminologiji baze podataka, zapis sadrži sve informacije ili podatke o jednom specifičnom objektu u bazi podataka. U Excelu svaka ćelija na radnom listu sadrži jednu informaciju ili vrijednost.
Polja
Svaka stavka informacije u zapisu baze podataka, kao što je telefonski broj ili kućni broj, naziva se polje. U Excelu pojedinačne ćelije radnog lista služe kao polja, budući da svaka ćelija može sadržavati jednu informaciju o objektu.
Imena polja
Važno je organizirati bazu podataka tako da možete sortirati ili filtrirati podatke kako biste pronašli određene informacije. Dodavanje naslova stupaca, poznatih kao nazivi polja, olakšava unos podataka istim redoslijedom za svaki zapis.
Uzorak baze podataka
Na gornjoj slici svaki učenik ima zaseban red u tablici koji sadrži sve dostupne informacije o njemu.
Svaka ćelija u nizu je polje koje sadrži jednu informaciju. Nazivi polja u retku zaglavlja pomažu osigurati da podaci ostanu organizirani držeći sve podatke o određenoj temi, poput imena ili dobi, u istom stupcu za sve učenike.
Excelovi alati za upravljanje podacima
Osim toga, Microsoft ima nekoliko podatkovnih alata koji olakšavaju rad s golemim količinama podataka pohranjenih u Excel tablicama i pomažu u održavanju podataka u dobrom stanju.
Korištenje obrasca za evidenciju
Jedan od tih alata je podatkovni obrazac. Možete ga koristiti za pronalaženje, uređivanje, unos ili brisanje zapisa u tablicama koje sadrže do 32 polja ili stupca.
Zadani obrazac uključuje popis naziva polja redoslijedom kojim su raspoređeni u tablici, kako bi se osiguralo da korisnici ispravno unose zapise. Uz naziv svakog polja nalazi se tekstni okvir za unos ili uređivanje pojedinačnih polja podataka.
Iako je moguće izraditi prilagođene obrasce, stvaranje i korištenje zadanog obrasca često je sve što je potrebno.
Uklanjanje dvostrukih zapisa podataka
Čest problem sa svim bazama podataka su pogreške u podacima. Uz jednostavne pravopisne pogreške ili nedostajuća polja s podacima, dvostruki zapisi podataka mogu predstavljati problem kako tablica s podacima raste.
Još jedan od Excelovih podatkovnih alata može se koristiti za uklanjanje ovih duplih zapisa - bilo točnih ili djelomičnih duplikata.
Sortiranje podataka u Excelu
Sortiranje znači reorganizirati podatke prema određenom svojstvu, kao što je sortiranje tablice abecednim redom prema prezimenima ili kronološki od najstarijeg prema najmlađem.
Opcije sortiranja u Excelu uključuju sortiranje po jednom ili više polja, prilagođeno sortiranje, kao što je datum ili vrijeme, i sortiranje po recima što omogućuje promjenu redoslijeda polja u tablici.
