Osnovni vodič za Microsoft Excel za početnike

2024 Autor: Abigail Brown | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 06:49

Excel je program za elektroničke proračunske tablice koji se koristi za pohranjivanje, organiziranje i manipuliranje podacima. Podaci se pohranjuju u pojedinačne ćelije koje su obično organizirane u niz stupaca i redaka na radnom listu; ova zbirka stupaca i redaka naziva se tablica.

Programi za proračunske tablice također mogu izvoditi izračune podataka pomoću formula. Kako bi olakšao pronalaženje i čitanje informacija na radnom listu, Excel ima niz značajki oblikovanja koje se mogu primijeniti na pojedinačne ćelije, retke, stupce i cijele tablice podataka.

Budući da svaki radni list u najnovijim verzijama Excela sadrži milijarde ćelija po radnom listu, svaka ćelija ima adresu poznatu kao referenca ćelije tako da se na nju može pozivati u formulama, grafikonima i drugim značajkama programa.

Teme uključene u ovaj vodič su:

• Unos podataka u tablicu
• Proširenje pojedinačnih stupaca radnog lista
• Dodavanje trenutnog datuma i imenovanog raspona na radni list
• Dodavanje formule za odbitak
• Dodavanje formule za neto plaću
• Kopiranje formula s ručkom za popunjavanje
• Dodavanje formatiranja brojeva podacima
• Dodavanje oblikovanja ćelija

Unos podataka u vaš radni list

Unos podataka u ćelije radnog lista uvijek je proces u tri koraka; ovi koraci su sljedeći:

1. Kliknite na ćeliju gdje želite da podaci idu.
2. Upišite podatke u ćeliju.
3. Pritisnite Enter tipku na tipkovnici ili kliknite na drugu ćeliju mišem.

Kao što je spomenuto, svaka ćelija na radnom listu identificirana je adresom ili referencom ćelije, koja se sastoji od slova stupca i broja retka koji se sijeku na lokaciji ćelije. Kada pišete referencu na ćeliju, prvo se uvijek piše slovo stupca, a zatim broj retka – na primjer A5, C3 ili D9

Prilikom unosa podataka za ovaj vodič, važno je unijeti podatke u ispravne ćelije radnog lista. Formule unesene u sljedećim koracima koriste reference ćelija sada unesenih podataka.

Da biste slijedili ovaj vodič, upotrijebite reference ćelije podataka koji se vide na gornjoj slici da biste unijeli sve podatke u prazan Excel radni list.

Proširenje stupaca u Excelu

Prema zadanim postavkama, širina ćelije dopušta da se prikaže samo osam znakova bilo kojeg unosa podataka prije nego što ti podaci pređu u sljedeću ćeliju s desne strane. Ako su ćelija ili ćelije s desne strane prazne, uneseni podaci prikazani su na radnom listu, kao što se vidi s naslovom radnog lista Izračuni odbitka za zaposlenike unesenim u ćeliju A1

Međutim, ako ćelija s desne strane sadrži podatke, sadržaj prve ćelije je skraćen na prvih osam znakova. Nekoliko ćelija podataka unesenih u prethodnom koraku, kao što je oznaka Stopa odbitka: unesena u ćeliju B3 i Thompson A. unesene u ćeliju A8 su skraćene jer ćelije s desne strane sadrže podatke.

Da biste ispravili ovaj problem tako da podaci budu potpuno vidljivi, potrebno je proširiti stupce koji sadrže te podatke. Kao i kod svih Microsoftovih programa, postoji više načina za proširivanje stupaca. Koraci u nastavku pokrivaju kako proširiti stupce pomoću miša.

Proširenje pojedinačnih stupaca radnog lista

1. Postavite pokazivač miša na liniju između stupaca A i B u zaglavlju stupca.
2. Pokazivač će se promijeniti u dvosmjernu strelicu.
3. Kliknite i držite lijevu tipku miša i povucite dvosmjernu strelicu udesno kako biste proširili stupac A do cijelog unosa Thompson A. je vidljiv.
4. Proširite ostale stupce za prikaz podataka prema potrebi.

Širine stupaca i naslovi radnih listova

Budući da je naslov radnog lista toliko dugačak u usporedbi s drugim oznakama u stupcu A, ako je taj stupac proširen za prikaz cijelog naslova u ćeliji A1, radni list ne samo da bi izgledao čudno, već bi otežao korištenje radnog lista zbog praznina između oznaka s lijeve strane i ostalih stupaca podataka.

Budući da nema drugih unosa u redu 1, nije netočno samo ostaviti naslov kakav jest – prelijevajući se u ćelije s desne strane. Alternativno, Excel ima značajku pod nazivom spajanje i centriranje koja će se koristiti u kasnijem koraku za brzo centriranje naslova iznad podatkovne tablice.

Dodavanje datuma i imenovanog raspona

Normalno je dodati datum u proračunsku tablicu - prilično često da bi se naznačilo kada je list posljednji put ažuriran. Excel ima brojne funkcije datuma koje olakšavaju unos datuma u radni list. Funkcije su samo ugrađene formule u Excelu koje olakšavaju izvršavanje uobičajenih zadataka – kao što je dodavanje datuma na radni list.

Funkcija TODAY jednostavna je za korištenje jer nema argumenata – što su podaci koji se trebaju dostaviti funkciji da bi radila. Funkcija TODAY također je jedna od Excelovih nepostojanih funkcija, što znači da se sama ažurira svaki put kada se ponovno izračuna – što je obično svaki put kada se otvori radni list.

Dodavanje datuma s funkcijom TODAY

Sljedeći koraci će dodati funkciju DANAS u ćeliju C2 radnog lista.

1. Kliknite na ćeliju C2 da biste je učinili aktivnom ćelijom.
2. Kliknite na Formule karticu vrpce.
3. Kliknite na opciju Datum i vrijeme na vrpci za otvaranje popisa funkcija datuma.
4. Kliknite na Today funkciju da biste prikazali Formula Builder.
5. Kliknite Gotovo u okviru za unos funkcije i povratak na radni list.
6. Trenutni datum treba dodati u ćeliju C2.

Viđenjesimbola umjesto datuma

Ako se red simbola hashtaga pojavi u ćeliji C2 umjesto datuma nakon dodavanja funkcije DANAS u tu ćeliju, to je jer ćelija nije dovoljno široka za prikaz formatiranih podataka.

Kao što je prethodno spomenuto, neformatirani brojevi ili tekstualni podaci prelijevaju se u prazne ćelije s desne strane ako su preširoki za ćeliju. Podaci koji su oblikovani kao određena vrsta broja – poput valute, datuma ili vremena, međutim, ne prelaze u sljedeću ćeliju ako su širi od ćelije u kojoj se nalaze. Umjesto toga, prikazuju pogrešku.

Da biste ispravili problem, proširite stupac C koristeći metodu opisanu u prethodnom koraku vodiča.

Dodavanje imenovanog raspona

imenovani raspon nastaje kada jedna ili više ćelija dobije naziv kako bi se raspon lakše identificirao. Imenovani rasponi mogu se koristiti kao zamjena za referencu ćelije kada se koriste u funkcijama, formulama i grafikonima. Najlakši način za stvaranje imenovanih raspona je korištenje kutija za ime koja se nalazi u gornjem lijevom kutu radnog lista iznad brojeva redaka.

U ovom vodiču, naziv rate bit će dodijeljen ćeliji C6 kako bi se identificirala stopa odbitka primijenjena na plaće zaposlenika. Imenovani raspon koristit će se u formuli odbitka koja će se dodati u ćelije C6 do C9 od radni list.

1. Odaberite ćeliju C6 na radnom listu.
2. Upišite rate u Name Box i pritisnite Enter tipku na tipkovnici
3. Ćelija C6 sada ima naziv rate.

Ovo će se ime koristiti za pojednostavljenje stvaranja Formule odbitaka u sljedećem koraku vodiča.

Unos formule za odbitke zaposlenika

Formule programa Excel omogućuju vam izvođenje izračuna na brojčanim podacima unesenim u radni list. Formule programa Excel mogu se koristiti za osnovno izračunavanje brojeva, kao što je zbrajanje ili oduzimanje, kao i za složenije izračune, kao što je pronalaženje studentovog prosjeka na rezultatima testa i izračunavanje plaćanja hipoteke.

• Formule u Excelu uvijek počinju znakom jednakosti (=).
• Znak jednakosti uvijek se upisuje u ćeliju u kojoj želite da se pojavi odgovor.
• Formula se završava pritiskom tipke Enter na tipkovnici.

Korištenje referenci ćelija u formulama

Uobičajen način stvaranja formula u Excelu uključuje unos podataka formule u ćelije radnog lista i zatim korištenje referenci ćelija za podatke u formuli, umjesto samih podataka.

Glavna prednost ovog pristupa je da, ako kasnije postane potrebno promijeniti podatke, to je jednostavna stvar zamjene podataka u ćelijama, a ne ponovnog pisanja formule. Rezultati formule automatski će se ažurirati kada se podaci promijene.

Korištenje imenovanih raspona u formulama

Alternativa referencama ćelija je korištenje imenovanih raspona – kao što je imenovani raspon rate kreiran u prethodnom koraku.

U formuli, imenovani raspon funkcionira isto kao i referenca ćelije, ali se obično koristi za vrijednosti koje se koriste više puta u različitim formulama – kao što je stopa odbitka za mirovine ili zdravstvene beneficije, porez stopa ili znanstvena konstanta – dok su reference ćelija praktičnije u formulama koje se odnose na određene podatke samo jednom.

Unos formule za odbitke zaposlenika

Prva formula kreirana u ćeliji C6 pomnožit će bruto plaću zaposlenika B. Smitha sa stopom odbitka u ćeliji C3.

Gotova formula u ćeliji C6 bit će:

=B6stopa
Korištenje pokazivača za unos formule
Iako je moguće samo upisati gornju formulu u ćeliju C6 i pojaviti se točan odgovor, bolje je upotrijebiti pokazivanje za dodavanje referenci ćelija formulama kako bi se smanjila mogućnost pogrešaka koje nastaju upisivanjem pogrešna referenca ćelije.
Pokazivanje uključuje klik na ćeliju koja sadrži podatke s pokazivačem miša za dodavanje reference ćelije ili imenovanog raspona u formulu.

Kliknite na ćeliju C6 da biste je učinili aktivnom ćelijom.
Upišite znak jednakosti (=) u ćeliju C6 za početak formule.
Kliknite na ćeliju B6 pokazivačem miša da biste dodali referencu te ćelije u formulu nakon znaka jednakosti.
Upišite simbol množenja () u ćeliju C6 nakon reference ćelije.
Kliknite na ćeliju C3 pokazivačem miša da dodate imenovani raspon rate u formulu.
Pritisnite Enter tipku na tipkovnici da dovršite formulu.
Odgovor 2747.34 trebao bi biti prisutan u ćeliji C6.
Iako je odgovor na formulu prikazan u ćeliji C6, klikom na tu ćeliju prikazat će se formula, =B6stopa, u traci formule iznad radnog lista


Unos formule za neto plaću





Ova formula se stvara u ćeliji D6 i izračunava neto plaću zaposlenika oduzimanjem iznosa odbitka izračunatog u prvoj formuli od Bruto plaće JPY. Gotova formula u ćeliji D6 bit će:
=B6 - C6

Kliknite na ćeliju D6 da biste je učinili aktivnom ćelijom.
Upišite znak jednakosti (=) u ćeliju D6.
Kliknite na ćeliju B6 pokazivačem miša da biste dodali referencu te ćelije u formulu nakon znaka jednakosti.
Upišite znak minus (-) u ćeliju D6 nakon reference ćelije.
Kliknite na ćeliju C6 s pokazivačem miša na referencu te ćelije na formulu.
Pritisnite Enter tipku na tipkovnici da dovršite formulu.
Odgovor 43, 041.66 trebao bi biti prisutan u ćeliji D6.

Relativne reference ćelija i formule za kopiranje
Do sada su formule Odbici i Neto plaća dodane u samo jednu ćeliju na radnom listu – C6 odnosno D6. Kao rezultat toga, radni list je trenutno potpun za samo jednog zaposlenika - B. Smith.
Umjesto da prolazi kroz dugotrajan zadatak ponovnog stvaranja svake formule za druge zaposlenike, Excel dopušta, u određenim okolnostima, da se formule kopiraju u druge ćelije. Ove okolnosti najčešće uključuju upotrebu određene vrste reference ćelije – poznate kao relativna referenca ćelije – u formulama.
Reference ćelija koje su unesene u formule u prethodnim koracima bile su relativne reference ćelija i one su zadana vrsta reference ćelije u Excelu, kako bi kopiranje formula bilo što jednostavnije.
Sljedeći korak u vodiču koristi Full Handle za kopiranje dviju formula u donje retke kako bi se dovršila tablica podataka za sve zaposlenike.

Kopiranje formula s ručkom za popunjavanje





ručica za popunjavanje je mala crna točka ili kvadrat u donjem desnom kutu aktivne ćelije. Ručka za punjenje ima brojne namjene, uključujući kopiranje sadržaja ćelije u susjedne ćelije. ispunjavanje ćelija nizom brojeva ili tekstualnih oznaka i kopiranje formula.
U ovom koraku vodiča, ručica za punjenje koristit će se za kopiranje Odbitka i mreže Plaća formule od ćelija C6 i D6 do ćelija C9 iD9.
Kopiranje formula s ručkom za popunjavanje

Označite ćelije B6 i C6 na radnom listu.
Postavite pokazivač miša preko crnog kvadrata u donjem desnom kutu ćelije D6 – pokazivač će se promijeniti u znak plus (+).
Kliknite i držite lijevu tipku miša i povucite ručicu za popunjavanje prema dolje do ćelije C9.
Pustite tipku miša – ćelije C7 do C9 trebaju sadržavati rezultate Odbitakformula i ćelije D7 do D9 Neto plaća formula.


Primjena formatiranja brojeva u Excelu





Formatiranje brojeva odnosi se na dodavanje simbola valute, decimalnih oznaka, znakova postotka i drugih simbola koji pomažu identificirati vrstu podataka prisutnih u ćeliji i olakšavaju njihovo čitanje.
Dodavanje simbola postotka

Odaberite ćeliju C3 da biste je označili.
Kliknite na karticu Home na vrpci.
Kliknite na opciju Općenito da biste otvorili Format broja padajući izbornik.
U izborniku kliknite opciju Postotak za promjenu formata vrijednosti u ćeliji C3 s 0,06 na 6%.

Dodavanje simbola valute

Odaberite ćelije D6 do D9 da biste ih istaknuli.
Na kartici Početna kartica na vrpci kliknite na opciju Općenito za otvaranje Format broja padajući izbornik.
Kliknite na Valuta u izborniku za promjenu oblikovanja vrijednosti u ćelijama D6 u D9u valutu s dva decimalna mjesta.


Primjena oblikovanja ćelija u Excelu





Formatiranje ćelija odnosi se na opcije oblikovanja – kao što je primjena podebljanog oblikovanja na tekst ili brojeve, promjena poravnanja podataka, dodavanje obruba ćelijama ili korištenje značajke spajanja i centriranja za promjenu izgleda podataka u ćeliji.
U ovom vodiču, gore spomenuti formati ćelija primijenit će se na određene ćelije na radnom listu tako da će odgovarati gotovom radnom listu.
Dodavanje podebljanog oblikovanja

Odaberite ćeliju A1 da biste je označili.
Kliknite na karticu Početna na vrpci.
Kliknite na Podebljano opciju oblikovanja kao što je prikazano na gornjoj slici da podebljate podatke u ćeliji A1.
Ponovite gornji niz koraka za podebljavanje podataka u ćelijama A5 do D5.

Promjena poravnanja podataka
Ovaj korak će promijeniti zadano lijevo poravnanje nekoliko ćelija u središnje poravnanje.

Odaberite ćeliju C3 da biste je označili.
Kliknite na karticu Početna na vrpci.
Kliknite na Center opciju poravnanja kao što je prikazano na gornjoj slici za centriranje podataka u ćeliji C3.
Ponovite gornji niz koraka za centriranje podataka u ćelijama A5 do D5.

Spajanje i centriranje ćelija
Opcija Spajanje i centriranje kombinira niz odabranih u jednu ćeliju i centrira unos podataka u krajnju lijevu ćeliju preko nove spojene ćelije. Ovaj korak će spojiti i centrirati naslov radnog lista - Izračuni odbitaka za zaposlenike.

Odaberite ćelije A1 do D1 da ih označite.
Kliknite na karticu Početna na vrpci.
Kliknite na opciju Spajanje i centriranje kao što je prikazano na gornjoj slici za spajanje ćelija A1 u D1i centrirajte naslov između ovih ćelija.

Dodavanje donjih obruba ćelijama
Ovaj korak će dodati donje granice ćelijama koje sadrže podatke u retcima 1, 5 i 9

Odaberite spojenu ćeliju A1 do D1 da biste je istaknuli.
Kliknite na karticu Početna na vrpci.
Kliknite na strelicu prema dolje pored opcije Border kao što je prikazano na gornjoj slici da biste otvorili padajući izbornik obruba.
Kliknite na Bottom Border opciju u izborniku da dodate obrub na dno spojene ćelije.
Ponovite gornji slijed koraka za dodavanje donjeg obruba ćelijama A5 D5 i ćelijama A9 do D9.